DMAIC: uma metodologia para resolução de problemas

A força da metodologia DMAIC

“Entenda o que significa: definir, medir, analisar, melhorar e controlar na metodologia DMAIC e suas diversas empregabilidades”

Introdução a metodologia DMAIC

O principal objetivo de implantar o Lean Six Sigma é garantir os resultados esperados de forma consistente através da metodologia DMAIC, que na realidade é o acrônimo de Definir, Medir, Analisar, Melhorar(Improve) e Controlar.

Para melhor entendimento da metodologia DMAIC, observe o esquema abaixo:

Fase DEFINIR  

Nesta fase, a parte mais importante é escutar a Voz do Cliente e priorizar o que for mais importante.

Também serão definidos os itens básicos do projeto que serão consolidados num documento chamado contrato do projeto.

O contrato do projeto também é conhecido como project charter, e contém informações relevantes sobre o projeto de melhoria em questão, como:

• Qual é a dor do Cliente?
• Qual processo está com problemas ou pode ser otimizado?
• Em qual parte da cadeia produtiva se encontra o problema?
• Quais as consequências para os clientes e fornecedores?
• Quais são as metas do projeto e os retornos financeiros esperados?
• Quem é o Sponsor?
• Equipe do Projeto?
• Outras

Algumas ferramentas podem ser uteis na fase DEFINIR do DMAIC, como por exemplo :

• SIPOC: o sipoc é uma ferramenta que proporciona uma visão geral do processo, mapeando o Fornecedores (Suppliers), Entradas (Input), Processo, Saídas (Output) e Clientes.

• Project Charter ou Contrato de Projeto: se trata de um registro que efetiva o projeto de Lean Six Sigma, ou seja, ele “amarra os bigodes” com os gestores da empresa, o Belt e a equipe do projeto.

• Escopo do projeto: pode se dizer o escopo do projeto é a definição do que vai estar presente ou não durante a execução das fases, basicamente é “dimensionar” o projeto, estabelecendo suas fronteiras de atuação.

• Diagrama de Afinidades: ferramenta que agrupa as demandas do cliente, facilitando a priorização do que é mais importante.

• Matriz de Kano: também conhecida como Análise de Kano, classifica itens com base na visão do cliente: necessidades básicas até características que podem surpreende-lo.

Fase MEDIR  

       Esta fase tem como objetivos principais validar o sistema de medição e estabelecer uma referência (baseline) para o projeto:

• Sistema de medição: o instrumento e as pessoas que farão as medições precisam gerar a menor margem de erro na leitura do valor final.
• Baseline: não é possível melhorar sem medir! Então o que se quer melhorar precisa ser bem medido, ou seja, as pessoas e os instrumentos precisam estar aprovados (sistema de medição) e também é necessário estabelecer um período correto para a coleta dos dados.

Algumas perguntas podem ser feitas no intuito de ajudar no encaminhamento da fase MEDIR:

• Como é o histórico do banco de dados levantados? Eles estão consistentes ou aleatórios?
• Quais são as possíveis fontes de oscilação no processo?
• Qual é a confiabilidade dos dados utilizados?
• Como está o atual estado do processo?

Para a visualização dessa fase do projeto, algumas técnicas podem ser empregadas:

• Estatística descritiva: análises feitas com base em amostras para inferir o comportamento da população dos dados.

• Matriz Causa e Efeito: chamada também de MCE ela prioriza os dados de entrada, de acordo com os impactos causados nas exigências do cliente ou ainda na saída de cada processo.

• Histograma ou Diagrama de Distribuição de Frequências: o histograma é um conjunto de gráficos baseados em dados segregados de acordo com classe de informações uniformes.

• Boxplot: o boxplot é um gráfico que utiliza como base: medianas, outliers, primeiro e terceiro quartil e valor mínimo e máximo.

• Espinha de peixe ou Diagrama de Ishikawa: utiliza como base o brainstorming, e com isso possibilita realizar uma análise de causas para um determinado fenômeno.

• Matriz Esforço x Impacto: é um complemento da matriz de causa e efeito, pois essa ferramenta analisa as variáveis de entrada sob o ângulo das variáveis esforço e de mudanças e impactos nas variáveis de saída.

• Mapa de Processo: se trata de uma representação gráfica detalhada do processo, com informações como variáveis de entrada e saída, tempos, etc.

• Pareto: o pareto é uma ferramenta estatística que permite priorizar os problemas mais importantes, assim facilitando em tomada de decisões ao longo do processo.

Fase ANALISAR  

A principal missão desta fase do DMAIC é elencar as possíveis causas raízes e priorizá-las.

Algumas perguntas podem ser feitas como:

• Há certeza de que todas a causas raiz foram identificadas?
• Com o objetivo de atingir as metas previstas, quais as causas raiz necessitam ser resolvidas com maior urgência?
• Há provas estatísticas para confirmar a identificação das causas raízes principais?

As ferramentas predominantes nesta fase são:

• Regressão Linear: a regressão linear é um padrão matemático-estatístico que possibilita entender a dependência entre as variáveis de entrada e de saída de um processo.

• Teste de Hipóteses: modelo estatístico que determina se há indícios suficientes em uma amostra de dados, que possam afirmar que uma condição é verdadeira para toda a população.

• Diagrama de Dispersão: o diagrama de dispersão é usado para legitimar a relação entre causa e efeito.

• FMEA (Análise de Modos de Falhas e seus Efeitos): o fmea é uma ferramenta que tem como propósito: constatar, classificar e impedir as possíveis falhas em um processo ou produto.

Fase MELHORAR

Durante essa fase da metodologia dmaic, o objetivo proposto é identificar uma maneira efetiva de solucionar cada causa raiz, por meio de um Plano de Ação e ainda apurar os resultados obtidos e seus impactos.

Algumas perguntas devem ser respondidas na fase MELHORIA, dentre elas:

1. 1. 1. Após o projeto ser executado, como será feita a medição dos retornos financeiros?
      2. Quais os procedimentos que podem ser adotados para que ocorram as melhorias?
      3. A análise de risco das mudanças propostas foi feita?
      4. Todas as soluções sugeridas possuem a capacidade de implementação?

Certas ferramentas são de crucial importância na fase MELHORIA, podemos listar algumas:

• Kaizen: por meio da melhoria contínua, a metodologia Kaizen possibilita aumentar a produtividade e reduzir os custos.

• 5S: com o intuito de aprimorar a produtividade e o ambiente de trabalho, o programa de qualidade 5S utiliza cinco bases para atingir tais objetivos: organização, limpeza, bem-estar, utilização e autodisciplina.

• SMED: o smed ou troca rápida de ferramentas tem como objetivo aumentar a eficácia produtiva, por meio da diminuição do tempo de setup de equipamentos.

• Plano de Ação 5W2H: o 5w2h é uma ferramenta que possibilita acompanhar as ações a serem feitas advindas desta fase.

• Matriz de Priorização: a matriz de priorização contribui para priorizar as resoluções levantas, com base nos impactos causados, no custo e na oportunidade de implementação.

Fase CONTROLAR  

Essa fase é a última do DMAIC, e sua principal atividade é controlar os resultados obtidos e criar mecanismos que garantam a sustentabilidade das ações de melhoria implementadas.

A ideia central dessa fase é a perpetuação dos resultados obtidos ao longo do projeto, e para se certificar disso, a necessidade da criação de um Plano de Controle é indispensável, ele garante os valores aceitáveis para as variáveis de entrada e como agir no caso de desvios.

Com o propósito de alcançar tal desenvolvimento de mecanismos, é essencial responder algumas perguntas:

• As melhorias implementadas se mantiveram?
• Houve ou Há algum desvio (s) com as novas melhorias?
• Quais as equipes que necessitaram dos treinamentos nas padronizações criadas?
• Será necessário atualizar ou formular novos procedimentos?
• Os objetivos e resultados foram alcançados, principalmente na esfera financeira?
• Quais monitoramentos foram adotados para garantir a perpetuação das melhorias feitas?

Com o objetivo de ajudar durante essa fase, podemos citar algumas ferramentas:

• • • Poka Yoke: dispositivo que previne falhas.
    • Procedimento Operacional Padrão (POP): o pop é um documento que mostra como executar uma atividade passo a passo, de maneira clara, e muitas vezes com padrões visuais de qualidade.
    • Carta de Controle: realiza uma verificação da solidez e das oscilações presentes em um determinado processo.

Como aplicar o Lean Six Sigma e a metodologia DMAIC ?

Podemos citar uma aplicação muito interessante que está sendo utilizada pela Sorenson Forensics, a qual é líder nacional em testes de DNA e trabalho forense nos EUA.

Com o avanço nas tecnologias forenses, a demanda por análises cada vez maiores e criteriosas aumentou drasticamente, causando atrasos em laudos criminais fundamentais para se concluir casos importantes.

Com o objetivo de melhorar rapidamente esse problema, em dezenove laboratórios diferentes houve a contratação de especialistas em Lean Six Sigma: que juntamente com análise de dados, aplicando o DMAIC  e ferramentas estatísticas, foram capazes de diminuir as variações das amostras e diminuir o tempo necessário para se produzir o laudo.

Um esquema mostrando os resultados alcançados com o Lean Six Sigma e a metodologia DMAIC pode ser observado abaixo:

Caso queira mais informações sobre essa aplicação e de outras em áreas de saúde veja:

• https://sorensonforensics.com/lean-six-sigma-mitigates-forensics-case-backlogs/
• https://www.laboneconsultoria.com.br/lean-na-area-da-saude/

Ainda não esta impressionada (o)?!!! Então veja os resultados obtidos com aplicação do Lean Six Sigma (DMAIC):