A força da metodologia DMAIC
“Entenda o que significa: definir, medir, analisar, melhorar e controlar na metodologia DMAIC e suas diversas empregabilidades”
Introdução a metodologia DMAIC
O principal objetivo de implantar o Lean Six Sigma é garantir os resultados esperados de forma consistente através da metodologia DMAIC, que na realidade é o acrônimo de Definir, Medir, Analisar, Melhorar(Improve) e Controlar.
Para melhor entendimento da metodologia DMAIC, observe o esquema abaixo:
Fase DEFINIR
Nesta fase, a parte mais importante é escutar a Voz do Cliente e priorizar o que for mais importante.
Também serão definidos os itens básicos do projeto que serão consolidados num documento chamado contrato do projeto.
O contrato do projeto também é conhecido como project charter, e contém informações relevantes sobre o projeto de melhoria em questão, como:
- Qual é a dor do Cliente?
- Qual processo está com problemas ou pode ser otimizado?
- Em qual parte da cadeia produtiva se encontra o problema?
- Quais as consequências para os clientes e fornecedores?
- Quais são as metas do projeto e os retornos financeiros esperados?
- Quem é o Sponsor?
- Equipe do Projeto?
- Outras
Algumas ferramentas podem ser uteis na fase DEFINIR do DMAIC, como por exemplo :
- SIPOC: o sipoc é uma ferramenta que proporciona uma visão geral do processo, mapeando o Fornecedores (Suppliers), Entradas (Input), Processo, Saídas (Output) e Clientes.
- Project Charter ou Contrato de Projeto: se trata de um registro que efetiva o projeto de Lean Six Sigma, ou seja, ele “amarra os bigodes” com os gestores da empresa, o Belt e a equipe do projeto.
- Escopo do projeto: pode se dizer o escopo do projeto é a definição do que vai estar presente ou não durante a execução das fases, basicamente é “dimensionar” o projeto, estabelecendo suas fronteiras de atuação.
- Diagrama de Afinidades: ferramenta que agrupa as demandas do cliente, facilitando a priorização do que é mais importante.
- Matriz de Kano: também conhecida como Análise de Kano, classifica itens com base na visão do cliente: necessidades básicas até características que podem surpreende-lo.
Fase MEDIR
Esta fase tem como objetivos principais validar o sistema de medição e estabelecer uma referência (baseline) para o projeto:
- Sistema de medição: o instrumento e as pessoas que farão as medições precisam gerar a menor margem de erro na leitura do valor final.
- Baseline: não é possível melhorar sem medir! Então o que se quer melhorar precisa ser bem medido, ou seja, as pessoas e os instrumentos precisam estar aprovados (sistema de medição) e também é necessário estabelecer um período correto para a coleta dos dados.
Algumas perguntas podem ser feitas no intuito de ajudar no encaminhamento da fase MEDIR:
- Como é o histórico do banco de dados levantados? Eles estão consistentes ou aleatórios?
- Quais são as possíveis fontes de oscilação no processo?
- Qual é a confiabilidade dos dados utilizados?
- Como está o atual estado do processo?
Para a visualização dessa fase do projeto, algumas técnicas podem ser empregadas:
- Estatística descritiva: análises feitas com base em amostras para inferir o comportamento da população dos dados.
- Matriz Causa e Efeito: chamada também de MCE ela prioriza os dados de entrada, de acordo com os impactos causados nas exigências do cliente ou ainda na saída de cada processo.
- Histograma ou Diagrama de Distribuição de Frequências: o histograma é um conjunto de gráficos baseados em dados segregados de acordo com classe de informações uniformes.
- Boxplot: o boxplot é um gráfico que utiliza como base: medianas, outliers, primeiro e terceiro quartil e valor mínimo e máximo.
- Espinha de peixe ou Diagrama de Ishikawa: utiliza como base o brainstorming, e com isso possibilita realizar uma análise de causas para um determinado fenômeno.
- Matriz Esforço x Impacto: é um complemento da matriz de causa e efeito, pois essa ferramenta analisa as variáveis de entrada sob o ângulo das variáveis esforço e de mudanças e impactos nas variáveis de saída.
- Mapa de Processo: se trata de uma representação gráfica detalhada do processo, com informações como variáveis de entrada e saída, tempos, etc.
- Pareto: o pareto é uma ferramenta estatística que permite priorizar os problemas mais importantes, assim facilitando em tomada de decisões ao longo do processo.
Fase ANALISAR
A principal missão desta fase do DMAIC é elencar as possíveis causas raízes e priorizá-las.
Algumas perguntas podem ser feitas como:
- Há certeza de que todas a causas raiz foram identificadas?
- Com o objetivo de atingir as metas previstas, quais as causas raiz necessitam ser resolvidas com maior urgência?
- Há provas estatísticas para confirmar a identificação das causas raízes principais?
As ferramentas predominantes nesta fase são:
- Regressão Linear: a regressão linear é um padrão matemático-estatístico que possibilita entender a dependência entre as variáveis de entrada e de saída de um processo.
- Teste de Hipóteses: modelo estatístico que determina se há indícios suficientes em uma amostra de dados, que possam afirmar que uma condição é verdadeira para toda a população.
- Diagrama de Dispersão: o diagrama de dispersão é usado para legitimar a relação entre causa e efeito.
- FMEA (Análise de Modos de Falhas e seus Efeitos): o fmea é uma ferramenta que tem como propósito: constatar, classificar e impedir as possíveis falhas em um processo ou produto.
Fase MELHORAR
Durante essa fase da metodologia dmaic, o objetivo proposto é identificar uma maneira efetiva de solucionar cada causa raiz, por meio de um Plano de Ação e ainda apurar os resultados obtidos e seus impactos.
Algumas perguntas devem ser respondidas na fase MELHORIA, dentre elas:
- Após o projeto ser executado, como será feita a medição dos retornos financeiros?
- Quais os procedimentos que podem ser adotados para que ocorram as melhorias?
- A análise de risco das mudanças propostas foi feita?
- Todas as soluções sugeridas possuem a capacidade de implementação?
Certas ferramentas são de crucial importância na fase MELHORIA, podemos listar algumas:
- Kaizen: por meio da melhoria contínua, a metodologia Kaizen possibilita aumentar a produtividade e reduzir os custos.
- 5S: com o intuito de aprimorar a produtividade e o ambiente de trabalho, o programa de qualidade 5S utiliza cinco bases para atingir tais objetivos: organização, limpeza, bem-estar, utilização e autodisciplina.
- SMED: o smed ou troca rápida de ferramentas tem como objetivo aumentar a eficácia produtiva, por meio da diminuição do tempo de setup de equipamentos.
- Plano de Ação 5W2H: o 5w2h é uma ferramenta que possibilita acompanhar as ações a serem feitas advindas desta fase.
- Matriz de Priorização: a matriz de priorização contribui para priorizar as resoluções levantas, com base nos impactos causados, no custo e na oportunidade de implementação.
Fase CONTROLAR
Essa fase é a última do DMAIC, e sua principal atividade é controlar os resultados obtidos e criar mecanismos que garantam a sustentabilidade das ações de melhoria implementadas.
A ideia central dessa fase é a perpetuação dos resultados obtidos ao longo do projeto, e para se certificar disso, a necessidade da criação de um Plano de Controle é indispensável, ele garante os valores aceitáveis para as variáveis de entrada e como agir no caso de desvios.
Com o propósito de alcançar tal desenvolvimento de mecanismos, é essencial responder algumas perguntas:
- As melhorias implementadas se mantiveram?
- Houve ou Há algum desvio (s) com as novas melhorias?
- Quais as equipes que necessitaram dos treinamentos nas padronizações criadas?
- Será necessário atualizar ou formular novos procedimentos?
- Os objetivos e resultados foram alcançados, principalmente na esfera financeira?
- Quais monitoramentos foram adotados para garantir a perpetuação das melhorias feitas?
Com o objetivo de ajudar durante essa fase, podemos citar algumas ferramentas:
- Poka Yoke: dispositivo que previne falhas.
- Procedimento Operacional Padrão (POP): o pop é um documento que mostra como executar uma atividade passo a passo, de maneira clara, e muitas vezes com padrões visuais de qualidade.
- Carta de Controle: realiza uma verificação da solidez e das oscilações presentes em um determinado processo.
Como aplicar o Lean Six Sigma e a metodologia DMAIC ?
Podemos citar uma aplicação muito interessante que está sendo utilizada pela Sorenson Forensics, a qual é líder nacional em testes de DNA e trabalho forense nos EUA.
Com o avanço nas tecnologias forenses, a demanda por análises cada vez maiores e criteriosas aumentou drasticamente, causando atrasos em laudos criminais fundamentais para se concluir casos importantes.
Com o objetivo de melhorar rapidamente esse problema, em dezenove laboratórios diferentes houve a contratação de especialistas em Lean Six Sigma: que juntamente com análise de dados, aplicando o DMAIC e ferramentas estatísticas, foram capazes de diminuir as variações das amostras e diminuir o tempo necessário para se produzir o laudo.
Um esquema mostrando os resultados alcançados com o Lean Six Sigma e a metodologia DMAIC pode ser observado abaixo:
Caso queira mais informações sobre essa aplicação e de outras em áreas de saúde veja:
Ainda não esta impressionada (o)?!!! Então veja os resultados obtidos com aplicação do Lean Six Sigma (DMAIC):
