Aprenda a usar o Procedimento Operacional Padrão (POP)
O que é na realidade um POP?
Muito utilizado nas empresas em todo mundo, o procedimento operacional padrão se traduz em documento que contém todos os passos para se executar uma atividade da melhor maneira possível para assegurar qualidade e segurança.
Contém além dos passos (que podem ser ações técnicas ou não), informações visuais como padrão a fim de que a pessoa que esteja fazendo a atividade tenha a referência do que está correto.
É muito comum o uso de fluxos, setas, fotos, desenhos e figuras, os quais variam de empresa para empresa, contudo devem conter linguagem clara e de fácil acompanhamento, caso contrário não será usado. Recomenda-se que sejam revisados com certa periodicidade que varia de caso a caso.
Mas nem tudo são flores, pois os POPs podem logo se tornar algo nocivo dentro das empresas, e cair em descrédito e serem descontinuados rapidamente, e para evitar tais problemas, coloquei abaixo o que temos recomendado para o sucesso de uma implementação, ou seja, algumas sugestões:
- Alguns pontos importantes sobre um POP são:
- Não os crie para tudo! Normalmente são usados para:
- ao final de FMEAs – Modo de Falhas e Análise de Efeitos
- na fase Controlar de iniciativas de melhoria contínua (projetos lean six sigma, kaizens, designs, VSMs, etc.).
- em planos de controle das variáveis críticas de entrada dos processos.
- Chame pessoas que realmente conheçam a fundo a atividade que estará sendo descrita. Certamente os operadores são as melhores fontes para se fazer esta tarefa de modo efetivo e melhorado.
- Não iniciar o desenvolvimento sem antes revisar o processo, pois desta maneira durante a criação é o momento certo para se questionar e melhorar o estado atual, inserindo sugestões, alterações e inovações.
- Garanta que o material final tenha sido aprovado pela liderança da área.
- Treine todas as pessoas que estarão envolvidas diretamente na atividade.
- Caso a empresa tenha auditorias de qualidade, insira na auditoria a verificação deste material. Caso não tenha, acorde com o gestor da área de como fazê-lo, pois, auditoria não deve ser usada para punir, e sim para garantir a qualidade do processo.
O que a empresa ganha com o POP?
Os benefícios trazidos por esta abordagem podem ser descritos como:
- Aumento de Qualidade
- Aumento de Produtividade e Eficiência
- Redução de acidentes e quase acidentes
- Elevação do moral dos funcionários, em especial dos que participaram da elaboração do documento
- Consistência na execução de processos na fabricação de produtos e no desenvolvimento de serviços
- Cria uma linguagem única a ser seguida por todos
- Ganha-se previsibilidade nos processos
Por que fazer um POP?
O primeiro motivo é que você não quer ter defeitos nos seu processo, ou no mínimo você quer reduzir muito os defeitos gerados, pois é muito comum que melhorias feitas se percam ao longo do tempo por diversos motivos, que vão desde troca de pessoas até atalhos criados para facilitar o trabalho.
E estes são exatamente os desafios que as empresas enfrentam, e o procedimento operacional padrão vem ao encontro desta tarefa de sustentar o que foi melhorado. Então o procedimento operacional é parte de algo maior??
A resposta é Sim e por mais que pareça estranho também é Não. Sim, na grande parte dos casos em empresas, onde já mencionei como ele é usado, e não porque pode ser aplicado a qualquer processo, independente de ser empresa ou não.
Um desafio para você: ao final deste artigo, tente criar um POP para se fazer alguma atividade corriqueira no seu dia-a-dia, pode ser como preparar o café na sua casa, como também alguma tarefa no seu trabalho.
Há outro motivo muito importante para as empresas investirem tempo e dinheiro no POP: continuidade do negócio.
É isto mesmo, o POP é uma das ferramentas que garante como uma atividade deve ser feita com excelência, e tem sido muito usado em treinamento de novos funcionários, juntamente com outros procedimentos da área e da empresa.
Importante que o procedimento tenha informações suficientes para que os colaboradores possam utilizá-lo como um guia, assim como, em caso de dúvida, saibam onde buscar mais informações ou a quem recorrer.
Dessa forma, é interessante que o POP contenha as informações necessárias.
Quer saber mais sobre o POP? Veja nosso Combo Green Belt (EAD)!
O que não pode falta no Procedimento Operacional Padrão?
Há informações que devem fazer parte de um POP:
- Nome do procedimento e a área de aplicação
- Nome de quem aprovará
- Data da aprovação
- Nome de quem revisar
- Data da revisão
- Nome do elaborador
- Data da elaboração
- Adicionar Fotos, Fluxogramas, Siglas quando necessário
- Os passos e etapas da atividade
Para efeito de conhecimento, o POP – Procedimento Operacional Padrão também é conhecido como “SOP” – Standard Operating Procedure, como visto abaixo na figura, e é mundialmente utilizado.
Como criar Procedimento Operacional Padrão?
Como dito anteriormente, o procedimento tem que ser claro, e evitar ao máximo a poluição visual do mesmo.
Veja na figura abaixo um exemplo, antes de definir os passos:
Veja que é um procedimento para abertura e fechamento de Caixa de uma loja de eletrodoméstico e que define claramente os 8 passos a seguir. Agora vamos aos passos para a criação:
- Tenha certeza que o procedimento é importante e vá gerar valor agregado.
- Tenha definido o modelo de procedimento operacional padrão que você usará, lembrando que você tem liberdade de colocar ou remover campos que precisar. Somente não polua o modelo.
- Defina quem será necessário para escrever o procedimento e pegue a autorização do superior imediato. Neste momento acorde com ele que ele participará 10 minutos durante a criação do procedimento para dar a aprovação final.
- Convide as pessoas definidas e que entendam do assunto. Explique o porquê da atividade e como funciona o modelo de procedimento que será seguido.
- Vá com as pessoas até onde a atividade a ser padronizada estiver sendo executada, com a finalidade de entender o que existe hoje e acima de tudo verificar as possibilidades de melhorias.
- Questione a atividade atual e sua eficiência ou melhorias que podem ser feitas.
- Faça um rascunho do procedimento operacional usando folhas de flip chart (ou projete com Datashow), onde todos possam ver e contribuir para a criação.
- Leve sempre em consideração a questão de saúde e segurança.
- Faça teste com o novo procedimento e corrija desvios.
- Com o rascunho pronto e todos os envolvidos concordando com o novo procedimento, traga o gestor imediato para a sala e obtenha seus comentários, sugestões e aprovação.
- Programe os treinamentos para todos.
- Acompanhe o uso do novo procedimento e avalie sua robustez.
Há outros modelos de POP, e para lhe dar mais opções há 02 modelos criados pelo professor Vicente Falconi:
Cuidados adicionais ao criar Procedimento Operacional Padrão
Como mencionado, a escrita tem que ser clara e direta, ou seja, fácil para qualquer pessoa interpretar e executar, reduzindo assim a chance de problemas com este item.
Em seguida teste o procedimento antes de finalizá-lo por completo, e corrija desvios.
Sobretudo o procedimento tem que principalmente agregar um valor à empresa, e jamais deve ser escrito por que tem que ser escrito ou esta ligado a alguma meta de desenvolvimento de procedimentos (já vi isto acontecer!)
Quem são as pessoas que podem precisar deste documento?
Bem, são várias dentro de uma organização, mas podemos citar algumas como:
- Engenheiros de Segurança
- Engenheiros de Processo, Civil, Ambiental, etc.
- Gerentes
- Pessoas ligadas à produção, financeiro, compras, crises, etc.
Mensagem de William Edwards Deming
“Se você não consegue descrever o que esta fazendo como um processo, você não sabe o que esta fazendo”
E agora, o que faço?
Em resumo esta ferramenta é muito importante para assegurar a correta execução das atividades.
Conforme havia comentado, o desafio está lançado, faça um procedimento operacional padrão uma atividade particular, ou se preferir, escolha uma atividade na empresa onde trabalha, pois, visto que há muitas oportunidades esperando por você.
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