Project Charter ou Termo de Abertura de Projeto: O que é e quais são seus elementos?
Quando falamos do Project Charter, estamos nos referindo ao TAP (Termo de Abertura do Projeto) na língua portuguesa. Esse documento é responsável por autorizar o início de determinado projeto, permitindo aos responsáveis o uso de atribuições, recursos e iniciativas organizacionais para consolidação de todos os processos.
Em relação ao gerente de projetos, este profissional precisa acompanhar a pesquisa, elaboração e desenvolvido do TAP, para posteriormente, ter um documento completo com grandes possibilidades de ser aprovado pela equipe gestora e pelos investidores.
Esse documento precisa inicialmente, ser composto por informações a serem detalhadas conforme o desenvolvimento das tarefas e da missão do projeto.
Em muitos casos, há a necessidade da experiência de profissionais de várias áreas, de toda a equipe envolvida e com o apoio dos gestores de uma empresa ou plano de negócio.
É muito importante que exista a precisão sobre cada dado, informação e linha previsível de ação, para não existir excessos e adequações que comprometam o processo de aprovação.
Lembramos que projetos de base ou de continuidade devem ser bem planejados e previamente aprovados junto com a equipe e com os apoiadores.
Neste artigo explicaremos mais sobre esse documento e sobre os principais conceitos a ele relacionados, confira!
O que é Termo de Abertura de Projeto ou Project Charter?
Todo tipo de projeto possui um ciclo e necessita sempre de uma forte base de pesquisa e de orientação correta para a definição de segmentos, objetivos e desenvolvimento.
Essas bases iniciais, são fundamentais para o amadurecimento das ideias, para a aprovação do projeto e para a sua aprovação segmentada, quando necessário.
O TAP formaliza e autoriza o início da implementação do projeto. Torna a aprovação bem formalizada.
Quando falamos em projeto, seja de vendas, marketing, distribuição e até mesmo de produção, o projeto visa atender uma demanda da empresa e oferecer soluções para um determinado setor ou modelo de negócio.
Visando uma demanda da empresa, a oportunidade de mercado e o desenvolvimento de criação de novos produtos e serviços, cada passo precisa ser projetado com as devidas descrições, determinação de missão e declaração de objetivos claros.
Em seu conteúdo, o projeto deve conter uma boa definição de escopo, cronograma de projeto, orçamento, riscos, definição de equipe e o processo de entrega.
O que o Project Charter precisa ter?
- Título do Projeto
- Data de elaboração do contrato
- Nome do Sponsor
- Equipe e o detalhamento das atividades de cada membro
- Descrição do problema
- Objetivos
- Escopo do projeto
- Descrição das etapas do projeto
- Indicadores
- Resultado Financeiro do projeto
- Cronograma
O que é TAP?
Como explicamos anteriormente, o TAP (Termo de Abertura de Projeto) é um processo de avaliação, aprovação e direcionamento de um projeto.
Este documento poderá apresentar, por exemplo, objetivos e benefícios, além de estudos de viabilidade, cronograma com restrições de prazo e orçamento, datas e pontos de entregas, características do produto, nome do gerente do projeto, dos responsáveis pelo projeto e a assinatura final.
Quando o tempo já está concluído ele pode também apresentar as datas e etapas de cada passo do projeto, incluindo as marcas e equipes nos detalhamentos do planejamento do projeto.
Procedimento prático
A partir da aprovação do TAP, o gerente e demais responsáveis, recebem autorização para implementar ações e aplicar recursos organizacionais para a realização do projeto por completo.
O TAP ou Project Charter, concede formal autorização para a inicialização do projeto por todos os responsáveis e membros da equipe.
Como elaborar um termo de abertura de projeto?
Em tese, esse termo precisa ser pesquisado e composto pelo Sponsor, que é o patrocinador do projeto, mas em outros casos, pode receber a colaboração de outros especialistas em determinado assunto.
Na prática, esse termo é elaborado também pelo Gerente de projetos junto com o Sponsor. Porém, na etapa final de aprovação, a assinatura é de responsabilidade do patrocinador ou apoiador.
Quando o termo é composto pelo Sponsor e pelo Gerente de projetos, existe uma importante geração de valor para o fortalecimento de todo o processo. Dessa forma, o TAP pode apresentar mais profissionalismo, e mais informações necessárias para a realização das etapas previstas.
Portanto, vai além de apenas preencher linhas de autorização e checagem.
Por outro lado, apesar de exigir confirmações de dados e informações, esse documento não precisa ser considerado como uma etapa burocrática.
No caso, o Gerente de projetos que é responsável pela realização, precisa ser selecionado e designado ainda no início da formulação do escopo do projeto, dessa forma, ele também conhecerá o amadurecimento de todos os tópicos do projeto e do documento de autorização.
O início do ciclo
Em certos casos, a empresa pode utilizar modelos prévios para elaboração de projetos e descrição de recursos que de fato possam ser aceitos e aprovados futuramente pelo apoiador e patrocinador.
Depois que o projeto for aprovado, no documento do Project Charter, os dados e exigências podem ser apresentados de maneira resumida, mas com muitas informações que intensifiquem a compreensão dos envolvidos do projeto.
O projeto e o TAP podem ser anexados em conjunto depois da aprovação. Porém, o número de páginas de cada um, pode variar conforme a complexidade do projeto, exigências e quantidade de informação.
No mínimo, o TAP deve conter duas ou três páginas resumindo as especificações e dados de autorização.
Estrutura básica
Assim como ocorre com o projeto, o TAP também precisa ter uma estrutura simplificada e formal. Além da introdução e apresentação básica das especificações, o termo pode apresentar estruturas que avaliem os tópicos similares e presentes também no projeto, como:
1 – Justificativa do projeto
Nesse quesito, temos o porquê do projeto ser realizado, para atender determinados tipos de problemas e situações que justifiquem a existência do projeto.
O TAP também pode ser iniciado com a aprovação ou não da justificativa do projeto.
2 – Objetivos
O termo pode aprovar ou solicitar revisão dos objetivos do projeto, indicando comentários e descrições que solicitem uma nova avaliação técnica futura.
No caso dos objetivos, a empresa precisa apresentar objetivos para declarar onde se quer chegar com determinado projeto. A identificação com o objetivo por parte do patrocinador é fundamental para a aprovação.
3 – Produtos
Qual é o produto ou serviço a ser desenvolvido ou aprimorado por meio da aplicação do projeto? O termo também deve aprovar ou não a realização ou fabricação deste produto.
Em relação ao produto, é importante que seja apresentada a característica do produto e dos serviços envolvidos.
4 – Marcos
Os marcos do projeto ou milestone se referem às etapas de entrega e projeção de realização de cada etapa.
5 – Premissas
As premissas estão interligadas com determinadas suposições a respeito de diferentes cenários de negócio, que podem oferecer oportunidades e desenvolvimento de forças internas da empresa ou equipe de execução.
6 – Equipe
Falando em equipe, o projeto a ser aprovado, precisa descrever os responsáveis e os gerentes que serão listados para a aplicação das tarefas de realização do mesmo.
7 – Restrições
As restrições estão relacionadas com os limites que podem impactar na elaboração e realização, estando vinculadas aos termos de prazos e orçamentos.
Talvez esse seja um dos requisitos mais observados pelo TAP, quando valores de orçamentos e planilhas de cálculos poderão ser autorizados ou não. Em muitos casos, os valores poderão estourar a verba do patrocinador ou o caixa da empresa.
8 – Riscos
Dependendo do tipo de projeto, ele poderá envolver riscos no processo de construção de uma edificação, de perda de mercados ou de perda de qualidade do produto em relação à demanda de mercado.
Em todos os casos, os riscos devem ser calculados e são cruciais para a aprovação mediante o termo de aprovação.
Outro fator de risco é a capacidade da empresa de compensar clientes ou de reparar situações relacionadas com atrasos ou desvios de competência.
Se inspirando no Lean Six Sigma
A filosofia do Lean Six Sigma ajuda a nortear a aprovação de projetos e até mesmo inspirar a realização de projetos melhores.
Em uma visão mais aprofundada, temos os sete elementos do Project Charter que ajudam na orientação de estudo e aprovação do projeto.
Os 10 elementos do Project Charter
O TAP possui dez elementos fundamentais que resumimos a seguir:
1 – Business case
Neste primeiro elemento, temos a descrição do motivo para realização do projeto e de todos os procedimentos.
2 – Declaração do Problema
Nessa etapa, esse tipo de declaração apresenta a descrição mais específica na necessidade e problemas a serem resolvidos para a empresa e modelo de negócio.
3 – Metas e objetivo específico
Assim como consta no projeto, o TAP precisa ficar atento às metas, principalmente, ao objetivo específico considerando os resultados previstos para o projeto.
4 – Fatores críticos
Para o alcance do sucesso, é importante avaliar os fatores críticos que podem ser documentados conforme a lista de limitações, que possam comprometer a realização do projeto e de demais processos.
5 – Escopo do projeto
No processo de aprovação, é importante estar atento ao escopo do projeto. Ele pode indicar os limites para o projeto, com os principais parâmetros a serem abordados para a sua execução.
6 – Plano de trabalho
Quando falamos em plano de trabalho, temos os principais marcos que respondem às questões precisas como: “Quem, o quê, onde, quanto, como e quando”, a ferramenta 5W2H.
7 – Estrutura da equipe
Quando falamos na estrutura da equipe, além de descrever os responsáveis e envolvidos no desenvolvimento do projeto e sua realização, é importante apresentar a hierarquia, como, quem serão os gerentes de projeto, líderes e membros da equipe.
8 – Sponsor
A definição de quem será o maior beneficiado pelo projeto é fundamental para que se tenha o apoio e direções adequadas no curso do projeto. Dentre suas funções também estão a remoção de barreiras e a aprovação do projeto.
9 – Aprovação
Após devidamente preenchido, o Project Charter precisa ter a aprovação do sponsor.
10 – Resultado Financeiro
Quanto o projeto vai gerar de benefício financeiro para a empresa.
A filosofia Lean Manufacturing
Quando temos a identificação dos principais itens do projeto e do termo de autorização, devemos ficar atentos à filosofia Lean Manufacturing que pode guiar a criação de soluções e de melhoria contínua para os processos de produção.
Para superar, por exemplo, a queda de vendas e de qualidade nos produtos, é possível começar um novo projeto através de simples levantamento de dados e informações mensuráveis, comparando o volume produzido nos últimos meses em comparação com o mesmo período do ano anterior.
Posteriormente, para adotar a melhoria contínua, é indicado mapear precisamente o problema com o setor de qualidade. Através do Project Charter, os gerentes e apoiadores possuem base para a elaboração de novos métodos e resultados.
Saiba mais: Produção Enxuta ou Lean Manufacturing
A gestão de projetos
Todo o processo de elaboração, solicitação de aprovação e realização do projeto, pode exigir muito do Gerente de projetos. Mas no processo de gestão de projetos, pode haver a participação de colaboradores, mas com a presença de pessoa responsável por gerenciar todas as etapas.
Dessa forma, o Gerente selecionado e capacitado, precisa sempre ter atenção para responder às exigências e orientações do TAP (Termo de Abertura de Projetos).
Em sua evolução, o TAP alcançaria mais visibilidade ao ser incorporado pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge), cujo guia existe para orientar o gerenciamento de ações estratégicas nas empresas. Isso é uma evolução para a área de gestão de projetos e de profissionalização dos mesmos.
Dessa forma, temos uma padronização do processo de gerenciamento de projetos e processos de trabalho, indicando fatores essenciais como procedimentos, técnicas e ferramentas de gestão.
Leia mais: Gestão de Projetos: Fique por dentro dos mais de 15 benefícios
Conclusão
Portanto, é importante que gestores e gerentes de projetos, estejam atentos na elaboração do escopo dos projetos e na estruturação do termo de autorização, que deve atender aos anseios de aprovação do empreendimento.
Sabemos que não há uma única regra que defina se é necessário muita ou pouca informação sobre determinado setor ou área de atuação do projeto.
Em certos tipos de projetos e termos, podem existir muitas informações ou informações mais restritas, isso dependerá da complexidade de cada situação.
Considerando uma visão abrangente, o TAP (Termo de Abertura do Projeto) apresenta de forma estruturada, todas as descrições a respeito dos tópicos apresentados no modelo de negócio e no modelo de ação projetado.
Material Extra: Aprenda a fazer passo-a-passo um Project Charter
