A estruturação de projetos é muito importante em qualquer ambiente empresarial.

É a partir dela, por exemplo, que será detalhado tudo que será implementado, seja na correção de erros ou na adaptação das novidades do mercado.

Portanto, ela é vital para empresas que queiram se manter competitivas. Caso o seu planejamento seja ruim, pode colocar toda a implementação em risco, possivelmente adotando uma estratégia que não seja ótima.

Por isso, preparamos esta publicação especial introduzindo a estruturação de projetos e ensinando dicas valiosas de métodos para implementar na sua organização.

Para entender melhor, leia até o final!

Tabela de Conteúdo

Iniciando a estruturação de projetos

estruturação de projetos

Primeiramente, precisamos falar um pouco mais sobre o que é a estruturação de projetos e sobre como iniciar a abertura do projeto, concorda?

Assim, começamos do básico e, aos poucos, vamos avançando para que você entenda como melhorar a sua empresa.

De forma geral, estruturar projetos é fundamental para qualquer organização, uma vez que a partir disso que implementamos métodos mais qualificados de trabalho.

É assim, ademais, que nos adaptamos às novidades impostas pelo mercado, garantindo a competitividade.

Porém, criar um projeto é uma tarefa difícil e que, quando não é feita corretamente, pode causar danos à toda execução deste projeto.

Por isso, pensar na sua estruturação é algo importante e não pode ser menosprezado. Ou seja, é praticamente tão importante quanto a própria implementação.

Por isso, a estruturação de projetos precisa vir a partir de muito estudo.

E, aqui, me refiro não somente ao conhecimento teórico a respeito do assunto, mas também ao conhecimento a respeito da própria organização e de como ela funciona.

Pense comigo: como será possível criar um projeto para melhorar uma falha se não sabemos nem onde está a falha e muito menos as causas dela?

Além disso, quanto custará a correção desse processo? E qual a melhor forma de fazê-lo?

Todas essas questões são importantes, ou então você fará tudo com base no “achismo”, algo que poderá custar caro depois.

Portanto, saiba que esses elementos são cruciais para começar a estruturação de projetos:

  • Faça uma análise criteriosa do que deseja implementar e de como funciona sua empresa;
  • Avalie os custos envolvidos e se são proporcionais aos benefícios da conclusão do projeto;
  • Defina o escopo do projeto;
  • Entenda se, neste momento, a sua empresa pode arcar com este investimento;
  • Envolva todos os setores da organização;
  • Tenha estratégias para que haja a manutenção dos resultados.

Como definir as prioridades?

Pois bem, até aqui você já entendeu o básico sobre estruturação de projetos. Além disso, aprendeu igualmente como avaliar se este é o melhor momento para executá-lo e se você está seguindo os melhores caminhos possíveis.

Uma vez que estiver tudo certo e estiver disposto a criar o seu projeto, é hora de fazer mais algumas avaliações.

Neste caso, então, uma das palavras-chave para que se tenha em mente é prioridade. Afinal, o que iremos priorizar?

A título de exemplo, digamos que três colaboradores apresentaram cada um o seu projeto a quem ocupa os principais cargos decisórios da organização. Como decidir qual é o melhor caminho a seguir?

Ainda que sejam propostas diferentes, sobre temas diferentes na empresa, nem sempre você vai dispor dos recursos e do tempo necessário para todos. Portanto, uma decisão tem de ser feita, que é a do que deve ser priorizado.

Primeiramente, é necessário entender qual o nível de necessidade de cada um. Isto é, algum deles é vital para o funcionamento da organização?

Se sim, é provável que ele deva ser visto com melhores olhos. Contudo, caso sejam todos em níveis similares, é preciso avaliar um pouco mais.

Então, outra variável importante é a dos custos. Dessa forma, avalie dois fatores:

1) Quanto cada um vai trazer de gastos?

2) Qual é o retorno esperado deles?

Por fim, avalie a recorrência do problema. Em outras palavras, caso um deles seja para resolver algo que afete mais rotineiramente a empresa, talvez seja relevante pensá-lo como prioridade também.

Dessa forma, ao final são essas variáveis que ajudarão a determinar o que deve ser seguido e como.

É possível, inclusive, que a tomada de decisão seja simplesmente de que não é benéfica a implementação de nenhum daqueles projetos. Tudo depende do caso e de avaliação.

Dicas para melhorar a sua estruturação de projetos

estruturação de projetos

Bom, caso a sua empresa esteja decidida a iniciar a estruturação de algum projeto, não deve fazer isso de qualquer forma.

Abaixo, então, separamos algumas dicas que ajudam, sobretudo em termos de metodologia.

Use a Estrutura Analítica de Projetos

Você sabe o que é EAP? Este é um método que ajuda a gestão dos projetos, reduzindo a chance de falhas e de atrasos no seu cronograma.

Ou seja, é algo voltado mais especificamente para organizações que já estejam sofrendo com problemas como estes

Para isso, começa-se pensando na organização como um todo, e então há subdivisões. Então, são produzidas informações relevantes que permitem ter uma base sólida a respeito de tudo que está sendo planejado.

Portanto, essa metodologia ajuda se a sua equipe trabalha melhor de maneira gradual, com tempo para se adaptar às novas etapas.

Isso, por sua vez, tende a não atrapalhar o fluxo de trabalho de outros setores e ajuda caso a necessidade não seja urgente.

Conheça as práticas de gestão PMBOK

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) foi criado pelo Project Management Institute (PMI) e hoje é uma referência quando falamos em gerenciamento de projetos. Dessa forma, funciona como um guia.

Entre outros fatores, o PMBOK ajuda a desenvolver a interação dos processos de trabalho durante o projeto.

Dessa maneira, o gerenciamento é dividido em várias fases, sendo elas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

O método MASP e a estruturação de projetos

Você já ouviu falar no Método de Análise e Solução de Problemas (MASP)? Esta metodologia se popularizou em virtude da sua aptidão para buscar práticas mais eficientes a problemas do cotidiano empresarial.

A ideia geral é realizar um diagnóstico do ambiente produtivo e, então, promover a melhora organizacional.

Por isso, também pode ser adaptado à sua estruturação de projetos, sobretudo na fase de identificar as falhas e as possíveis correções relacionadas a elas.

Lean Six Sigma e a estruturação de projetos

Se você entende um pouco de linhas de produção e de ambientes corporativos, já deve ter ouvido falar na metodologia Lean Six Sigma, com certificações como o Green Belt ou o Black Belt, por exemplo.

No entanto, o que isso tem a ver com a estruturação de projetos?

Pois bem, desde já, saiba que essa metodologia de trabalho tem por finalidade evitar ao máximo o desperdício dentro da empresa.

Dessa maneira, previne contra ações de retrabalho (desperdício de tempo) até contra desperdícios financeiros, entre outros.

Portanto, o objetivo é ter uma linha de produção enxuta, com a maior redução de gastos possível. A partir dela, novos processos são adotados, priorizando aqueles que geram um maior custo-benefício.

Por isso, perceba que estruturar projetos está relacionado ao Lean Six Sigma. Esta metodologia é capaz de fornecer as diretrizes e o mindset ideal para quem deseja saber o que priorizar e como fazer.

Por isso, se você gostou da publicação e quer aprender mais sobre Lean Six Sigma para ter projetos mais eficazes, venha para a Lebone! Clique aqui e conheça os nossos treinamentos!

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