Introdução aos GRD – Gerenciamento de Rotina Diária

O GRD Gerenciamento de Rotina Diária (GRD) serve para melhorar os resultados de organizações.

Ele é focado em ações de padronização e que visam a melhora de indicadores de produtividade e otimização de recursos.

Além disso, a implementação do GRD pode ser feita em conjunto com outras ferramentas de gestão.

Ao realizar uma combinação que esteja em acordo com a cultura da organização, é possível criar novas possibilidades de sucesso. 

Tabela de Conteúdo

O que é Gerenciamento de Rotina Diária (GRD)?

GRD

Você provavelmente já deve conhecer algumas metodologias que auxiliam gestores na tomada de decisões, não é verdade?

Pois bem, saiba que o Gerenciamento de Rotina Diária, ou simplesmente GRD, como também é conhecido, é mais uma dessas opções.

Dessa maneira, realizar a gestão da rotina permite cumprir alguns objetivos de organizações.

Entre eles, estão a redução da incidência de erros, o aumento da produtividade, a melhora no custo-benefício de ações e a otimização de recursos.

Ou seja, em outras palavras, podemos dizer que o GRD auxilia na promoção de mudanças dentro da cultura organizacional da empresa.

Dessa forma, auxilia a torná-la mais competitiva, de modo que seja capaz de impactar diretamente nos resultados.

Para isso, o gerenciamento de rotinas foca em alguns elementos principais. Primeiramente, ele possui um foco voltado aos resultados, como falei acima.

Além disso, ele também busca padronizar processos, de modo que os colaboradores saibam o que devem fazer. Por fim, visa evitar o desvio de conformidades.

Então, na prática, ele auxilia na promoção de fatores relacionados à melhoria contínua, conceito fundamental hoje em dia.

Com isso, exerce uma melhora na agilidade e na efetividade da consecução dos projetos da organização.

Esta metodologia tem por base alguns conceitos de administração e da engenharia de produção. Assim, leva principalmente em consideração ensinamentos que estão relacionados a uma maior eficiência organizacional.

Por isso, ele visa, antes de mais nada, entender as ações que estão sendo feitas e como é possível melhorá-las.

O foco é sempre nos resultados, e as soluções devem ser tomadas de modo imediato.

Contudo, caso haja problema para identificar problemas crônicos que estão afetando a organização, isso irá demandar esforços maiores.

Para isso, então, será necessário buscar um estudo específico.

Ferramentas para implementar o GRD

Saiba que existem algumas técnicas e ferramentas para implementar o Gerenciamento de Rotina Diária na sua empresa.

Sendo assim, é possível selecionar alguma a qual a sua equipe de trabalho já esteja mais à vontade.

Por exemplo, uma que pode ser aplicada facilmente é a do ciclo PDCA, criado pelo norte-americano Walter Andrew Shewhart. Este método está relacionado a quatro aspectos: 

  • Plan (planejar): a ideia aqui é entender o cenário e construir um plano de trabalho em cima do que encontrar. Ou seja, quais problemas devem ser resolvidos.
  • Do (fazer): como demonstra o verbo, é hora de colocar em prática o que foi pensado anteriormente.
  • Check (checar): aqui o que se faz é avaliar o que foi feito antes. Deu certo ou errado? Por quê? O resultado alcançado foi o esperado?
  • Act (agir): com base na verificação da etapa de checagem, a organização alcançou ou não o resultado. Então, se o processo foi exitoso, ele deverá ser incorporado. Caso contrário, deverá ser reiniciado.

Dessa forma, esta metodologia pode ser aplicada tanto a processos quanto a produtos. Em todos os casos, o foco é sempre o mesmo: o aprimoramento das técnicas que são colocadas em prática pela empresa.

No entanto, observe que o ciclo PDCA é apenas uma das várias possibilidades na hora de adotar ferramentas para executar o GRD.

Além disso, há uma série de outros tópicos e temas que você poderá adicionar às práticas da sua empresa. 

Entre eles, algumas dicas são o Controle Estatístico de Processos (CEP) o Procedimento Operacional Padrão (SOP ou POP) e o Poka-Yoke, entre tantos outros.

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Benefícios do GRD

Assim como já era de se esperar, o Gerenciamento de Rotina Diária é aplicado porque é capaz de trazer benefícios às organizações.

Desse modo, podemos segmentar esses pontos positivos em alguns principais. Veja:

Padronização 

O GRD auxilia na busca pela padronização das atividades da empresa, dos produtos ou de seus serviços. Em um primeiro momento, alguns associam a padronização a algo prejudicial, mas na verdade é o contrário.

Pense: a partir do momento em que você tem algo que dá certo a um baixo custo, o melhor é replicar, não é mesmo?

Então, nestes casos, quando temos algo que funciona bem a uniformização é ótima.

Otimiza a gestão do tempo

Convenhamos que a gestão do tempo é primordial para qualquer negócio que pretende ter bons frutos, certo?

Felizmente, aqui temos outro elemento em que o Gerenciamento de Rotina Diária pode ser eficaz.

Assim, o GRD permite que a sua empresa organize o tempo das pessoas e dos projetos de modo específico.

Com isso, poderá se adaptar a escalas de urgência ou de prioridades. 

Auxilia na tomada de decisões

Quanto mais seguro o responsável estiver sobre o seu negócio, melhores tendem a ser as decisões tomadas.

Desse modo, perceba que o GRD é um importante subsídio também neste sentido.

Isto porque, ao padronizar as tarefas, ele as torna mais previsíveis.

Portanto, fica mais fácil entender o que irá acontecer dependendo do cenário e da decisão a ser tomada. Além disso, é compatível com o Diagrama de Árvore.

Possibilita o controle do desempenho

Com o GRD, a empresa tem a criação de métricas que auxiliam no monitoramento e no controle do desempenho dos colaboradores.

Assim, caso algo esteja operando em desacordo ao que se esperava, é mais fácil corrigir.

Dicas para implementar o GRD na sua empresa

GRD

Por fim, existem algumas dicas que poderão ajudá-lo na implementação do Gerenciamento de Rotina Diária na sua organização.

Então, para implementar o GRD, siga os passos elencados abaixo.

Avalie os processos dentro da empresa

Para começar, é necessário entender o que está acontecendo na sua organização. Por isso, procure o máximo de informações e dados que conseguir. Em seguida, organize-os em forma de relatório.

Dessa maneira, foque principalmente em quais são as práticas adotadas e como está o fluxo das tarefas. Isso irá ajudar mais à frente na hora de criar a padronização sobre a qual falamos anteriormente.

Compreenda quais são os problemas enfrentados

Pois bem, agora que você já tem uma análise dos processos, é hora de identificar quais são os problemas e as suas origens. Então, é isso que será o foco na próxima etapa. 

Realize planos de ação

Até aqui, com o GRD, você já sabe onde está o problema. Além disso, pense em formas de mensurar tanto o que vinha sendo feito quanto o que será. Ou seja, crie metas e indicadores que servirão de parâmetro.

Implemente as melhorias

A última etapa é de executar o plano de ação e as melhorias pensadas no item anterior. Ademais, é vital realizar auditorias e processos que verifiquem se tudo está ocorrendo conforme o planejado.

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