Introdução à metodologia
Você já ouviu falar em metodologias ágeis? Sabe o que é Kanban? E como funciona esse método?
Para começar, saiba que ele pode ser aplicado a qualquer tipo de processo, com o potencial de gerar resultados positivos.
Quanto mais etapas de produtividade existem na sua empresa, mais benefícios o Kanban pode trazer. No entanto, será que é o ideal para o seu negócio?
Para entender melhor do que se trata e quais são as suas vantagens, acompanhe a publicação!
Tabela de Conteúdo
O que é Kanban?
Para começar, você sabe o que é o método Kanban? Na verdade, ele funciona como uma espécie de sistema de controle que serve, por exemplo, para gerir projetos.
Dessa maneira, ele combina uma sistematização simples e eficiente às demandas existentes nas empresas.
Por isso, ele é um dos sistemas de destaque quando falamos em metodologias ágeis, assim como o Scrum, por exemplo.
A partir disso, permite a otimização de processos, como o dos fluxos de produção de uma organização.
Ou seja, em outras palavras, podemos dizer que esta metodologia auxilia no aumento da produtividade, por meio da otimização de processos.
No entanto, engana-se quem pensa que ele é novo. Pelo contrário, surgiu ainda na década de 1940, por Taiichi Ohno, dentro do sistema Toyota de produção.
Neste momento histórico, a finalidade era bem simples. Assim que uma etapa do processo produtivo fosse concluída, um cartão deveria sinalizar isso, fazendo com que houvesse um melhor controle de estoque e do fluxo de produção.
Já, no caso do Brasil, a maior aplicabilidade foi feita em particular a partir dos anos 1980, bem depois do Japão e de outros locais do mundo. Entretanto, neste momento era conhecido sobretudo como “Gestão Visual”.
Inclusive, é a própria nomenclatura em japonês que já nos diz um pouco sobre como funciona o Kanban. Então, em uma tradução livre, esta palavra significa quadro de sinais ou cartão.
Como veremos mais adiante, isto tem tudo a ver com a prática, já que essa é uma metodologia de gestão visual.
Ainda assim, no início dos anos 2000, este sistema foi reformulado, a fim de se adaptar às novidades do novo milênio.
Quem fez isso foi um especialista em metodologias ágeis, David Johnson, que criou o método que funciona como veremos abaixo.
Como funciona essa ferramenta?
Pois bem, tendo todo esse desenvolvimento histórico em mente, que nos trouxe ao momento atual, como funciona o método Kanban?
Primeiramente, como já dito antes, ele é baseado fundamentalmente em referências visuais.
Portanto, ele é feito com a presença de cartões coloridos, os quais são fixados nos murais ou nos sistemas da empresa.
Sendo assim, a prioridade é a facilidade na visualização e na interpretação de todas as etapas de produção, melhorando a comunicação entre os colaboradores.
Outro ponto fundamental é que ele prega que a confecção de um produto só deve começar assim que o item que está no estoque for vendido.
Por isso, veja que há uma diferença para outros modelos, sobretudo os de produção continuada. Assim, também está relacionado à produção just in time (JiT).
Além disso, é importante que você saiba que existem alguns tipos principais, entre os quais podemos destacar os três abaixo.
Kanban de produção
Talvez o mais famoso deles, o Kanban de produção, como o nome sugere, é feito na linha de produção.
Neste caso, é recomendável que todos os responsáveis consigam visualizar toda a sequência de produção.
Isso, então, pode ser feito tanto pelo método manual, através de murais, ou alternativamente por softwares.
A partir disso, a divisão do mural deve ser segmentada em três partes: to do, doing e done. Ou seja, o que ainda precisa ser feito, o que está sendo feito e o que já foi feito.
Assim, fica fácil de acompanhar todo o processo de produção. É aconselhável também anexar as atividades que estão sendo desenvolvidas, juntamente com uma breve descrição do que deve ser feito.
Coloque itens essenciais, como os horários de início e limite, quem é o funcionário responsável, etc.
Ademais, deve haver um indicativo claro de quantas peças e componentes são necessários, quanto de cada produto foi criado, etc. Isto facilita a comunicação e a integração dos setores da empresa.
Kanban de movimentação
O segundo principal modelo deste método é o chamado Kanban de movimentação ou transporte, como também é chamado. É a partir dele que é realizado o deslocamento dos produtos para o cliente.
Por isso, ele indica o momento ideal para a realização das tarefas ou quando é hora de esperar até começar o próximo passo. Perceba, portanto, que também é voltado para gerar uma melhor comunicação.
Kanban de requisição
Por fim, outro bom exemplo é o do Kanban de requisição. Assim como indica o nome, ele indica o quanto de cada peça é preciso solicitar ao estoque para que os produtos comecem a ser confeccionados.
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Benefícios do método
Essa metodologia executa a chamada produção puxada. Em síntese, isso significa que cada etapa do processo só é realizada quando for solicitada pelo processo seguinte ou pelo consumidor final.
Relacionado a isso, existem alguns benefícios, em especial ligados à diminuição da necessidade de estoques intermediários. Além disso, o desperdício é evitado com relação à produtividade em geral também.
Em suma, podemos destacar essas vantagens:
- Redução de custos: com a diminuição do desperdício, os custos também são reduzidos, principalmente na fabricação;
- Burocracia: a gestão de documentos é potencializada, uma vez que há uma menor necessidade de documentos de controle;
- Facilidade: independentemente do tipo de negócio, há facilidade e flexibilidade na implementação do modelo, mesmo para quem não está habituado a metodologias ágeis;
- Qualidade: o fato de haver controle pela produção influencia positivamente na qualidade do produto final, que é feito com maior eficiência;
- Autonomia e trabalho de equipe: pode até parecer contraditório, mas ao mesmo tempo que os cartões melhoram o trabalho em equipe, com a visualização dos processos, também aumentam a autonomia dos colaboradores, que sabem exatamente o que e quando fazer;
- Correção de erros: como todo o processo é muito visível, facilita também a correção de possíveis erros e problemas ao longo da produção.
Perceba, portanto, que mesmo para além da redução do estoque existem diversos outros pontos positivos da implementação do Kanban.
Por isso, se você deseja começar a colocá-lo em prática na sua empresa, veja algumas dicas na próxima seção.
Implementando esse método
A tarefa de como implementar o método Kanban varia principalmente de acordo com o porte da empresa. Ainda assim, há etapas e dicas comuns que servem para qualquer negócio.
Primeiramente, você deve ter em mãos um mapeamento dos processos da sua empresa. A partir disso, será possível identificar quais etapas destes processos podem ser otimizados a partir da adaptação da metodologia.
Isto, então, é o que deverá ser feito a partir da segunda etapa. Aqui, contudo, o ideal é já definir os padrões de cores, de prioridades e de responsáveis por tudo que será feito a partir desta metodologia ágil.
Além disso, os colaboradores devem ser treinados e introduzidos ao método. Afinal, eles devem aprender o que irão começar a colocar em prática, não é mesmo?
Caso contrário, podem acabar atrapalhando a produtividade em vez de ajudar.
Conclusão do Kanban
Por fim, é hora de colocar em prática. Observe em particular o início da aplicação para perceber o que pode ser melhorado e o que já está sendo feito bem. Então, comece a corrigir eventuais contratempos.
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