Introdução à Gestão por Processos

A gestão por processos é um fator essencial para quem deseja aumentar o desempenho dos seus processos a medida em que faz uma melhor utilização dos recursos disponíveis, atuando de forma eficiente e reduzindo custos.

No entanto, uma das maiores dúvidas que rondam o tema é como conseguir alinhar a gestão de processos com o planejamento estratégico da organização.

Você deseja saber mais sobre a gestão por processos e como ela pode te ajudar a alcançar os objetivos da empresa?

Então confira o texto até o final, pois te mostraremos como aplicar essa gestão de modo eficiente.

Tabela de Conteúdo

O que é gestão por processos?

A gestão por processos consiste na junção de práticas sequenciadas e executadas que tem a finalidade de buscar o aperfeiçoamento dos processos organizacionais de uma determinada instituição.

Além disso, tem o objetivo de alcançar um resultado que gere valor, seja com o cliente ou para um outro tipo de processo.

Ele é o gerenciamento do negócio a partir do controle dos processos, através de uma visão sistêmica da organização.

Nesse sentido, os gestores identificam, desenvolvem, documentam e monitoram os processos da empresa, pois só assim os objetivos organizacionais poderão ser atingidos com sucesso.

O gerenciamento de cada processo acontece de uma maneira específica, indo desde o momento em que o processo recebe um insumo até o momento em que gera um resultado de alto valor para o negócio.

Entre os exemplos mais óbvios, está o processo de produção de uma indústria, em que o insumo principal(matéria prima) é transformada no produto final.

Dessa forma, a gestão de processos tem o objetivo de orquestrar as várias funções de negócio, a fim de que juntos possam alcançar um objetivo específico.

Os processos de uma empresa envolvem várias áreas. Apesar disso, a maioria das organizações fazem um gerenciamento orientado, ou seja, cada uma é responsável por cuidar daquilo que compete ao seu departamento.

Gerenciamento por Processos de Negócios (BPM)

O termo BPM (Business Process Management) é equivalente à gestão de processos organizacionais na língua inglesa.

É um software que busca automatizar a gestão de processos, ou seja, é uma solução tecnológica com o objetivo de sistematizar e tornar mais eficiente o gerenciamento dos processos de uma organização.

Da mesma maneira que um software é utilizado para que o conjunto seja facilitado, outros processos podem ser otimizados com a tecnologia.

É importante destacar que a tecnologia não traz eficiência sozinha, ela deve ser utilizada em conjunto com outras ferramentas e métodos eficientes de gestão que atuem de forma integrada.

O ideal é que haja um certo tipo de integração entre os softwares utilizados em determinados processos, com o objetivo de tornar a empresa mais ágil e versátil.

Tipos de gestão por processos

Existem diversos tipos de gestão por processos que podem ocorrer dentro de uma estrutura da empresa, mas os tipos mais comuns de serem encontrados são: mapeamento, tempo, melhoria contínua e qualidade.

Mapeamento

É essencial para que as empresas entendam e acompanhem mais de modo mais profundo cada passo de produção.

É possível identificar todas as etapas que agregam ou não valor. Dessa forma, todas as fases que não agregam valor podem ser reduzidas ou até mesmo excluídas com a tentativa de reavaliar ou mudar o layout de produção.

Além disso, ele também deverá conter o resultado de cada processo e a avaliação de cada etapa. Esta avaliação é importante para perceber se os produtos estão sendo feitos com a qualidade desejada.

Tempo

O tempo é um dos fatores mais importantes de qualquer organização, no entanto, aprender a gerenciá-lo é essencial para a gestão de uma empresa.

Um bom gerenciamento do tempo permite vários benefícios, como por exemplo: aumento no desempenho dos funcionários, sensação de satisfação, alcance dos objetivos com maior segurança e precisão, maior controle do trabalho e dos projetos que estão sendo executados.

Além disso, a gestão por processos também destaca o tempo que é gasto em cada reunião, sendo possível analisar se toda reunião marcada é mesmo necessária.

Dessa maneira, fazer um planejamento para todo encontro é de fato muito útil, pois diminui o tempo gasto com conversas que não são o foco do momento.

Melhoria Contínua

A melhoria contínua é um processo cíclico, pois, a todo instante surgem novas oportunidades de melhoria dentro de uma organização.

É uma filosofia de negócios, ou seja, deve estar inserida em todos os níveis da organização.

Qualidade

Uma das designações do gerenciamento de processos é garantir a qualidade de todos os processos envolvidos na criação de um produto.

A utilização do POP é essencial para a manutenção da qualidade de cada produto ou serviço.

Tipos de mapeamento de processos de negócios utilizados

O mapeamento de processos é uma metodologia que nos ajuda a demonstrar de forma visual as etapas de um processo, assim como também as suas atividades, tarefas, agentes, entradas e saídas.

Isso nos ajuda a entender de modo mais detalhado sobre o processo, a fim de encontrar pontos de melhoria.

Os tipos de mapeamento mais utilizados são os fluxogramas, por conta da sua facilidade de elaboração e entendimento.

Mas além dos fluxogramas são muito utilizados os fluxogramas horizontais, mapofluxogramas, UML (Unified Modeling Language) e BPMN (Business Process Model and Notation).

Fluxograma

A ferramenta Fluxograma consiste em um desenho simplificado e de fácil compreensão de um processo, em que são utilizados símbolos padronizados para uma leitura universal.

Também chamado de flowchart, por conta da sua fácil elaboração e interpretação, esse é o tipo de mapeamento de processo mais usado.

Fluxograma horizontal

O fluxograma às vezes pode ser uma ferramenta limitada por não apresentar com perfeição todas as características do processo que estamos mapeando.

Dessa forma, o fluxograma horizontal foi desenvolvido para demonstrar todas as características do processo em uma matriz horizontal, onde no eixo horizontal encontramos os processos em andamento e no vertical os responsáveis pelas tarefas ou etapas do processo mapeado.

Mapofluxograma

A ferramenta mapofluxograma está presente na Gestão por Processos
Fonte: neomind

O mapofluxograma é um mapeamento extremamente útil para plantas de produção e linhas de montagem.

Essa ferramenta une o fluxograma com o layout de uma linha produtiva, fazendo a sua representação gráfica de modo sobreposto à planta da fábrica onde os processos são realizados.

UML

Neste caso, temos como applciar a ferramenta UML da Gestão por Processos
Fonte: neomind

Sendo traduzido como Linguagem de Modelagem Unificada, essa ferramenta permite que o mapeamento do processo seja acompanhado ao longo do tempo, sendo assim muito eficiente na gestão da empresa e programação.

BPMN

O BPMN apresenta um mapeamento de processo claro e intuitivo. Como há toda uma padronização na utilização e aplicação dessa ferramenta de mapeamento de processos, o BPMN pode ser lido e interpretado em qualquer lugar do mundo.

Qual é a importância da gestão por processo?

A gestão por processo auxilia nos mais variados setores, desde o operacional, onde se terá uma clareza muito melhor da sua atividade, até os gestores, que terão maior controle e conhecimento dos processos da empresa, de seus resultados e dos pontos de melhoria.

Outros benefícios que podem ser oferecidos pela gestão por processo quando executada de modo correto são:

  • Corrige e revisa os processos antes de automatizá-los;
  • Organiza e padroniza os processos da empresa;
  • Sistematiza as rotinas;
  • Melhora o relacionamento e comunicação entre os membros da empresa;
  • Melhor aproveitamento do tempo;
  • Facilita o planejamento e controle dos processos;
  • Ajuda a reduzir custos;
  • Melhora a retenção de talentos da empresa;
  • Auxilia na tomada de decisão;
  • Melhora a qualidade dos produtos e/ou serviços prestados;
  • Identifica a possibilidade de otimização dos processos.

Como implantar uma gestão por processos de modo eficiente?

Para que uma gestão possa ser bem implementada em uma empresa é necessário que algumas etapas sejam realizadas, em uma sequência lógica e de forma contínua, como ocorre em uma gestão por processo.

Por conta disso, para conseguir sucesso ao adotar esse tipo de gestão, é essencial definir e passar pelas etapas até conseguir manter uma gestão mais sólida.

Veja a seguir as etapas necessárias para que você consiga obter êxito ao realizar uma gestão de processos em sua empresa.

Planejamento

O planejamento consiste na base de tudo, pois é a fase na qual o seu projeto nasce e é desenvolvido.

No planejamento é necessário analisar todo o conjunto de atividades envolvidas no processo, além de definir também qual será o objetivo do processo e a relação dele com o planejamento estratégico da organização. Essa fase requer dedicação, cuidados e visão analítica.

Além disso, é importante executar o planejamento com as partes interessadas e envolvidas na execução dos processos, definindo indicadores para que no futuro o processo possa ser monitorado e gerenciado.

É muito importante que se façam estudos para que se possa identificar, dentro de todas as etapas da atividade, quais os principais problemas e as possíveis alternativas para as suas soluções.

Também é necessário analisar toda a documentação que se tem arquivada relacionada aos processos.

Modelagem

A etapa de modelagem consiste em desenhar os fluxos de trabalho, ou seja, ao realizar a modelagem você mostra como será toda a prática do processo que está sendo desenvolvido.

Uma ferramenta utilizada para ilustrar de modo simplificado e fácil de entender os fluxos de trabalho é o fluxograma, que também é conhecido como gráfico de processos por representar de forma gráfica a sequência das etapas de um determinado processo.

Simulação

A simulação é a fase em que tudo o que foi planejado e modelado é executado como uma espécie de teste.

Ao realizar uma simulação é possível identificar como as previsões realizadas no planejamento ocorreram na prática, além de definir também como os colaboradores envolvidos no processo (ou em atividades dependentes) respondem.

Além disso, a simulação nos permite ter ideias do que pode ser alterado, ou seja, dos ajustes que devem ser feitos para que o processo desenhado na modelagem possa ser executado da melhor forma possível.

Execução

Depois de simular os processos desenhados, é hora de executá-lo já com os ajustes que foram necessários na simulação (etapa necessária para adesão de experiência) e alguns outros ajustes que o gestor achar necessário, fazendo com que assim o novo processo possa ser aplicado na prática.

Monitoramento

Depois que o novo processo já está sendo executado é necessário realizar o acompanhamento por meio dos indicadores definidos na fase de planejamento.

Não tem como gerenciar o que não acompanhamos e por este motivo, para saber se o processo realmente está sendo executado e gerando os resultados previstos, o acompanhamento é mais que necessário.

Na etapa do monitoramento as informações colhidas durante o acompanhamento dos processos são muito importantes para verificar se os objetivos definidos estão realmente sendo alcançados por meio das implementações dos novos processos.

Melhorias

Em conjunto com o monitoramento é importante ter ações de melhoria baseadas na metodologia Lean Six Sigma e Kaizen, que busca a melhoria contínua dos processos.

Por conta disso, é necessário entender que o mesmo projeto pode ter uma nova modelagem no futuro por conta da aplicação de melhorias.

Diferença entre Gestão por processos e Gestão de Processos

Embora sejam muito parecidas em sua fala e escrita (mudando apenas o “de” pelo “por”), a gestão por processo difere da gestão de processos e muitos profissionais, inclusive da área, podem acabar se confundindo com isso.

A gestão de processos seria um aglomerado de práticas que visam desenvolver, monitorar e melhorar os processos da sua empresa. A Gestão por Processos funciona através da interação entre seus processos.

A gestão de processos é parte da gestão por processos.  Porém, ela não é realizada de acordo com os preceitos da gestão por processos.

A gestão por processos implica em uma estrutura organizacional horizontal. No entanto, a gestão de processos nem sempre é feita nesse ambiente organizacional.

Na gestão por processos eles são encarados como parte de um todo, formando uma cadeia de processos. Já a gestão de processos, em muitos casos, ocorre de maneira isolada.

O objetivo na gestão por processos é agregar valor ao cliente final e entender como cada processo contribui para o sucesso dos outros processos.

Portanto…

Na gestão por processos você pode aplicar ferramentas como o gráfico de pareto, gemba walking ou os famosos POP’s (Procedimentos Operacionais Padrões) para te ajudar a ter um maior entendimento dos indicadores que você deseja controlar assim como também os objetivos que a empresa deseja alcançar.

Além disso, ferramentas como o MS project podem auxiliar na implantação do BPO (Business Process Optimization).

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