Introdução à Gestão por Processos
A gestão por processos é um fator essencial para quem deseja aumentar o desempenho dos seus processos a medida em que faz uma melhor utilização dos recursos disponíveis, atuando de forma eficiente e reduzindo custos.
No entanto, uma das maiores dúvidas que rondam o tema é como conseguir alinhar a gestão de processos com o planejamento estratégico da organização.
Você deseja saber mais sobre a gestão por processos e como ela pode te ajudar a alcançar os objetivos da empresa?
Então confira o texto até o final, pois te mostraremos como aplicar essa gestão de modo eficiente.
Tabela de Conteúdo
- Introdução à Gestão por Processos
- Tipos de gestão por processos
- Tipos de mapeamento de processos de negócios utilizados
- Qual é a importância da gestão por processo?
- Gestão por processos Vs Gestão de Processos
- Conclusão sobre Gestão por Processos
O que é gestão por processos?
A gestão por processos consiste na junção de práticas sequenciadas e executadas que tem a finalidade de buscar o aperfeiçoamento dos processos organizacionais de uma determinada instituição.
Além disso, tem o objetivo de alcançar um resultado que gere valor, seja com o cliente ou para um outro tipo de processo.
Ele é o gerenciamento do negócio a partir do controle dos processos, através de uma visão sistêmica da organização.
Nesse sentido, os gestores identificam, desenvolvem, documentam e monitoram os processos da empresa, pois só assim os objetivos organizacionais poderão ser atingidos com sucesso.
O gerenciamento de cada processo acontece de uma maneira específica, indo desde o momento em que o processo recebe um insumo até o momento em que gera um resultado de alto valor para o negócio.
Entre os exemplos mais óbvios, está o processo de produção de uma indústria, em que o insumo principal(matéria prima) é transformada no produto final.
Dessa forma, a gestão de processos tem o objetivo de orquestrar as várias funções de negócio, a fim de que juntos possam alcançar um objetivo específico.
Os processos de uma empresa envolvem várias áreas. Apesar disso, a maioria das organizações fazem um gerenciamento orientado, ou seja, cada uma é responsável por cuidar daquilo que compete ao seu departamento.
Gerenciamento por Processos de Negócios (BPM)
O termo BPM (Business Process Management) é equivalente à gestão de processos organizacionais na língua inglesa.
É um software que busca automatizar a gestão de processos, ou seja, é uma solução tecnológica com o objetivo de sistematizar e tornar mais eficiente o gerenciamento dos processos de uma organização.
Da mesma maneira que um software é utilizado para que o conjunto seja facilitado, outros processos podem ser otimizados com a tecnologia.
É importante destacar que a tecnologia não traz eficiência sozinha, ela deve ser utilizada em conjunto com outras ferramentas e métodos eficientes de gestão que atuem de forma integrada.
O ideal é que haja um certo tipo de integração entre os softwares utilizados em determinados processos, com o objetivo de tornar a empresa mais ágil e versátil.
Tipos de gestão por processos
Existem diversos tipos de gestão por processos que podem ocorrer dentro de uma estrutura da empresa, mas os tipos mais comuns de serem encontrados são: mapeamento, tempo, melhoria contínua e qualidade.
Mapeamento
É essencial para que as empresas entendam e acompanhem mais de modo mais profundo cada passo de produção.
É possível identificar todas as etapas que agregam ou não valor. Dessa forma, todas as fases que não agregam valor podem ser reduzidas ou até mesmo excluídas com a tentativa de reavaliar ou mudar o layout de produção.
Além disso, ele também deverá conter o resultado de cada processo e a avaliação de cada etapa. Esta avaliação é importante para perceber se os produtos estão sendo feitos com a qualidade desejada.
Tempo
O tempo é um dos fatores mais importantes de qualquer organização, no entanto, aprender a gerenciá-lo é essencial para a gestão de uma empresa.
Um bom gerenciamento do tempo permite vários benefícios, como por exemplo: aumento no desempenho dos funcionários, sensação de satisfação, alcance dos objetivos com maior segurança e precisão, maior controle do trabalho e dos projetos que estão sendo executados.
Além disso, a gestão por processos também destaca o tempo que é gasto em cada reunião, sendo possível analisar se toda reunião marcada é mesmo necessária.
Dessa maneira, fazer um planejamento para todo encontro é de fato muito útil, pois diminui o tempo gasto com conversas que não são o foco do momento.
Melhoria Contínua
A melhoria contínua é um processo cíclico, pois, a todo instante surgem novas oportunidades de melhoria dentro de uma organização.
É uma filosofia de negócios, ou seja, deve estar inserida em todos os níveis da organização.
Qualidade
Uma das designações do gerenciamento de processos é garantir a qualidade de todos os processos envolvidos na criação de um produto.
A utilização do POP é essencial para a manutenção da qualidade de cada produto ou serviço.
Tipos de mapeamento de processos de negócios utilizados
O mapeamento de processos é uma metodologia que nos ajuda a demonstrar de forma visual as etapas de um processo, assim como também as suas atividades, tarefas, agentes, entradas e saídas.
Isso nos ajuda a entender de modo mais detalhado sobre o processo, a fim de encontrar pontos de melhoria.
Os tipos de mapeamento mais utilizados são os fluxogramas, por conta da sua facilidade de elaboração e entendimento.
Mas além dos fluxogramas são muito utilizados os fluxogramas horizontais, mapofluxogramas, UML (Unified Modeling Language) e BPMN (Business Process Model and Notation).
Fluxograma
A ferramenta Fluxograma consiste em um desenho simplificado e de fácil compreensão de um processo, em que são utilizados símbolos padronizados para uma leitura universal.
Também chamado de flowchart, por conta da sua fácil elaboração e interpretação, esse é o tipo de mapeamento de processo mais usado.
Fluxograma horizontal
O fluxograma às vezes pode ser uma ferramenta limitada por não apresentar com perfeição todas as características do processo que estamos mapeando.
Dessa forma, o fluxograma horizontal foi desenvolvido para demonstrar todas as características do processo em uma matriz horizontal, onde no eixo horizontal encontramos os processos em andamento e no vertical os responsáveis pelas tarefas ou etapas do processo mapeado.
Mapofluxograma
O mapofluxograma é um mapeamento extremamente útil para plantas de produção e linhas de montagem.
Essa ferramenta une o fluxograma com o layout de uma linha produtiva, fazendo a sua representação gráfica de modo sobreposto à planta da fábrica onde os processos são realizados.
UML
Sendo traduzido como Linguagem de Modelagem Unificada, essa ferramenta permite que o mapeamento do processo seja acompanhado ao longo do tempo, sendo assim muito eficiente na gestão da empresa e programação.
BPMN
O BPMN apresenta um mapeamento de processo claro e intuitivo. Como há toda uma padronização na utilização e aplicação dessa ferramenta de mapeamento de processos, o BPMN pode ser lido e interpretado em qualquer lugar do mundo.
Qual é a importância da gestão por processo?
A gestão por processo auxilia nos mais variados setores, desde o operacional, onde se terá uma clareza muito melhor da sua atividade, até os gestores, que terão maior controle e conhecimento dos processos da empresa, de seus resultados e dos pontos de melhoria.
Outros benefícios que podem ser oferecidos pela gestão por processo quando executada de modo correto são:
- Corrige e revisa os processos antes de automatizá-los;
- Organiza e padroniza os processos da empresa;
- Sistematiza as rotinas;
- Melhora o relacionamento e comunicação entre os membros da empresa;
- Melhor aproveitamento do tempo;
- Facilita o planejamento e controle dos processos;
- Ajuda a reduzir custos;
- Melhora a retenção de talentos da empresa;
- Auxilia na tomada de decisão;
- Melhora a qualidade dos produtos e/ou serviços prestados;
- Identifica a possibilidade de otimização dos processos.
Como implantar uma gestão por processos de modo eficiente?
Para que uma gestão possa ser bem implementada em uma empresa é necessário que algumas etapas sejam realizadas, em uma sequência lógica e de forma contínua, como ocorre em uma gestão por processo.
Por conta disso, para conseguir sucesso ao adotar esse tipo de gestão, é essencial definir e passar pelas etapas até conseguir manter uma gestão mais sólida.
Veja a seguir as etapas necessárias para que você consiga obter êxito ao realizar uma gestão de processos em sua empresa.
Planejamento
O planejamento consiste na base de tudo, pois é a fase na qual o seu projeto nasce e é desenvolvido.
No planejamento é necessário analisar todo o conjunto de atividades envolvidas no processo, além de definir também qual será o objetivo do processo e a relação dele com o planejamento estratégico da organização. Essa fase requer dedicação, cuidados e visão analítica.
Além disso, é importante executar o planejamento com as partes interessadas e envolvidas na execução dos processos, definindo indicadores para que no futuro o processo possa ser monitorado e gerenciado.
É muito importante que se façam estudos para que se possa identificar, dentro de todas as etapas da atividade, quais os principais problemas e as possíveis alternativas para as suas soluções.
Também é necessário analisar toda a documentação que se tem arquivada relacionada aos processos.
Modelagem
A etapa de modelagem consiste em desenhar os fluxos de trabalho, ou seja, ao realizar a modelagem você mostra como será toda a prática do processo que está sendo desenvolvido.
Uma ferramenta utilizada para ilustrar de modo simplificado e fácil de entender os fluxos de trabalho é o fluxograma, que também é conhecido como gráfico de processos por representar de forma gráfica a sequência das etapas de um determinado processo.
Simulação
A simulação é a fase em que tudo o que foi planejado e modelado é executado como uma espécie de teste.
Ao realizar uma simulação é possível identificar como as previsões realizadas no planejamento ocorreram na prática, além de definir também como os colaboradores envolvidos no processo (ou em atividades dependentes) respondem.
Além disso, a simulação nos permite ter ideias do que pode ser alterado, ou seja, dos ajustes que devem ser feitos para que o processo desenhado na modelagem possa ser executado da melhor forma possível.
Execução
Depois de simular os processos desenhados, é hora de executá-lo já com os ajustes que foram necessários na simulação (etapa necessária para adesão de experiência) e alguns outros ajustes que o gestor achar necessário, fazendo com que assim o novo processo possa ser aplicado na prática.
Monitoramento
Depois que o novo processo já está sendo executado é necessário realizar o acompanhamento por meio dos indicadores definidos na fase de planejamento.
Não tem como gerenciar o que não acompanhamos e por este motivo, para saber se o processo realmente está sendo executado e gerando os resultados previstos, o acompanhamento é mais que necessário.
Na etapa do monitoramento as informações colhidas durante o acompanhamento dos processos são muito importantes para verificar se os objetivos definidos estão realmente sendo alcançados por meio das implementações dos novos processos.
Melhorias
Em conjunto com o monitoramento é importante ter ações de melhoria baseadas na metodologia Lean Six Sigma e Kaizen, que busca a melhoria contínua dos processos.
Por conta disso, é necessário entender que o mesmo projeto pode ter uma nova modelagem no futuro por conta da aplicação de melhorias.
Diferença entre Gestão por processos e Gestão de Processos
Embora sejam muito parecidas em sua fala e escrita (mudando apenas o “de” pelo “por”), a gestão por processo difere da gestão de processos e muitos profissionais, inclusive da área, podem acabar se confundindo com isso.
A gestão de processos seria um aglomerado de práticas que visam desenvolver, monitorar e melhorar os processos da sua empresa. A Gestão por Processos funciona através da interação entre seus processos.
A gestão de processos é parte da gestão por processos. Porém, ela não é realizada de acordo com os preceitos da gestão por processos.
A gestão por processos implica em uma estrutura organizacional horizontal. No entanto, a gestão de processos nem sempre é feita nesse ambiente organizacional.
Na gestão por processos eles são encarados como parte de um todo, formando uma cadeia de processos. Já a gestão de processos, em muitos casos, ocorre de maneira isolada.
O objetivo na gestão por processos é agregar valor ao cliente final e entender como cada processo contribui para o sucesso dos outros processos.
Portanto…
Na gestão por processos você pode aplicar ferramentas como o gráfico de pareto, gemba walking ou os famosos POP’s (Procedimentos Operacionais Padrões) para te ajudar a ter um maior entendimento dos indicadores que você deseja controlar assim como também os objetivos que a empresa deseja alcançar.
Além disso, ferramentas como o MS project podem auxiliar na implantação do BPO (Business Process Optimization).