Método de Análise e Solução de Problemas: Entenda o que é e como funciona?

O MASP (Método de Análise e Solução de Problemas) refere-se a uma importante ferramenta que visa a solução de problemas e possui origem japonesa.

É uma abreviatura que aparece bastante nos projetos de empresas de grande porte, porém é acessível para organizações de diferentes portes a abrangências.

Permite uma boa aplicação através de roteiro estruturado para a solução de problemas complexos em processos, produtos e serviços criados e produzidos pelas empresas.

Considerado como uma metodologia é percebido como uma ferramenta mais profunda e não somente incremental.

Os gestores a utilizam de forma estruturada visando o desenvolvimento de um processo de melhoria para o ambiente e cenários da empresa buscando a obtenção de resultados otimizados.

Muitas vezes, esse método é descrito como parte do projeto de Controle da Qualidade Total com ações mais amplas podendo abranger subtópicos de identificação de problemas e de soluções.

Neste artigo falaremos mais sobre essa ferramenta e sua eficiência nos processos da empresa.

O que é MASP?

As siglas significam “Método de Análise e Solução de Problemas” e pode ser implementada ao lado de outras iniciativas como DMAIC, PDCA, Folha de Verificação, Diagrama de Pareto e, claro com as oito etapas MASP.

Trata-se de uma metodologia sistemática de realização de ações para corrigir e prevenir a eliminação de problemas e identificar a causa desses mesmos problemas.

Ajuda as equipes de colaboradores a atingir as causas raízes de cada tipo de problema para evitar o retrabalho, a repetição de erros e fortalecendo a padronização da qualidade.

Por meio do conceito PDCA ele melhora a aplicação do ciclo de desenvolvimento com o objetivo na melhoria contínua.

As oito etapas são compostas por identificar problemas; observar os problemas; analisar o fenômeno e suas causas; propor planos de ação; aplicar boas práticas para execução das ações; criar métodos de verificação dos resultados; padronizar procedimentos; e elaborar relatórios de conclusão.  

Quais são as etapas?

Ciclo PDCA usado no MASP

A seguir apresentamos as principais etapas dessa metodologia:

1 – Identificar problemas  

Nessa etapa o gestor poderá definir o problema e reconhecer a importância do mesmo.

Envolve identificar as perdas a partir do problema, os riscos e desvios. Permite estudar o histórico do problema com análise profunda e a frequência do mesmo sobre as equipes e locais.

Implica também fazer um levantamento das atuais perdas e avaliar possíveis ganhos. Muitas vezes situações de perdas pode oferecer oportunidades para a melhoria e atingir as metas certas.

A empresa precisa perceber a taxa de perda e a taxa de ganho e, ao mesmo tempo, se dedicar à preparação da equipe, selecionando também os responsáveis pelo projeto que farão a execução de cada tarefa.

2 – Observação dos problemas

Nessa segunda etapa, os gestores precisam observar o problema sob vários pontos de vista buscando uma visão holística de cada fato registrado.

Nessa fase, o gestor terá mais condições para identificar a solução para o problema identificado. Determinadas questões devem ser levantadas como:

  • Os resultados variam com qual periodicidade? 
  • Os resultados são diferentes em locais diferentes?
  • Os resultados variam como?
  • Os resultados variam por operador ou por equipe?

As ferramentas mais indicadas para essa fase são a Folha de Verificação, Gráfico de Pareto e Estratificação.  

3 – Análise de fenômeno e causas

Na terceira parte, a equipe deve procurar identificar o fato e as causas de cada situação, visando identificar as causas raiz do problema, incluindo as causas influentes.

No processo é indicado solicitar contribuição dos membros da equipe observando e identificando as causas reais e estabelecendo relação de causa e efeito sobre cada fato.

Inicialmente, o gestor e a equipe de trabalho podem selecionar as causas mais prováveis, as que foram selecionadas na fase anterior e, passo a passo, reduzir as causas menos prováveis. Essa etapa é importante para a aplicação da metodologia MASP (Método de Análise e Solução de Problemas).

Pode exigir a visitação no ambiente de trabalho e do local onde ocorre o problema para avaliar as hipóteses. O gestor pode usar o Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa) e Brainstorming como principais ferramentas.

4 – Planos de ação

A partir do plano de ação, o gestor pode elaborar um importante roteiro para evitar os problemas através da eliminação da raiz dos problemas. Nessa etapa, a equipe deve criar a estratégia de ação cuidando de cada ação a ser aplicada verificando se a mesma criará efeitos colaterais, e qual sua eficiência.

É importante trabalhar sobre as causas mais prováveis sabendo direcionar os trabalhos considerando as metas a serem atingidas em cada projeto. As ferramentas mais aplicáveis são o diagrama de parte e o 5w2h.

5 – Boas práticas para execução de ações

Nessa fase o gestor deve bloquear as causas raízes de cada problema. Abrange, por exemplo, o treinamento e capacitação, divulgação das ações direcionadas e processo de capacitação dos responsáveis.

É indicada a realização de reuniões, identificação de tarefas e cronograma para as execuções.

6 – Métodos de verificação de resultados

Criar um método para confirmar os resultados é crucial. Caso o bloqueio do problema tenha sido efetivo é importante que o gestor e seus colaboradores comparar cada resultado a partir de coleta de dados.

Nesse caso, é importante comparar os dados atuais com os dados anteriores. Dessa forma é possível confirmar a efetivação de cada plano e o processo de redução dos problemas.

Nessa fase, é importante comparar os resultados, fazer constante coleta de dados e verificar as soluções alcançadas. O gestor pode criar uma lista de efeitos principais e secundários para a identificação de determinadas alterações.

Com a reunião dessas informações será possível criar uma segura análise da efetividade das ações conforme o plano inicial e identificar possíveis novas falhas.

7 – Padronização de procedimentos

Na aplicação do sétimo passo, temos a padronização de atitudes para prevenção de reaparecimento de erros. Assim, o gestor e sua equipe podem elaborar ou alterar o padrão de implementação de soluções, esclarecendo as atitudes implantadas.

No caso de confirmação de soluções, teremos um novo padrão que deve ser compartilhado e divulgado com todos os interessados no projeto.

Os responsáveis e os gestores precisam divulgar os novos sistemas padrões de identificação e correção de erros e aplicar novos padrões para qualquer erro na empresa.

8 – Elaboração de relatórios de conclusão

Na última etapa temos a elaboração de um documento final da ferramenta MASP (Método de Análise e Solução de Problemas), permitindo avaliar todo o processo por completo e verificar o desenvolvimento da solução de problemas.

Depois de ter todo o projeto pronto é importante manter a qualidade e a eficiência da empresa. Ao monitorar a gestão da empresa ainda pode apresentar quais questões ainda podem ser melhoradas, superadas e desenvolvidas.

O monitoramento ajuda a planejar o processo de eliminação de cada problema já identificado e bloqueado para que os mesmos não voltem a ocorrer.

A empresa pode reavaliar o dado pendente e o dado que ainda não está incluso no projeto final.

Ao criar caminhos de desenvolvimento, a equipe pode realizar reflexão e aprendizado orientado sobre as etapas implantadas através do MASP (Método de Análise e Solução de Problemas) com criação de relatórios adicionais contendo novos dados.

O MASP e outras ferramentas

Na aplicação dessa ferramenta, o PDCA é um dos mais conhecidos, trata-se de uma sigla cujas iniciais Plan, Do, Check, Action orientam o plano de ação do projeto.

Temos também o DMAIC que significa Define, Measure, Analyse-Improve e Control referente a um método de qualidade que ajuda no processo de melhoria contínua em processos produtivos.

O DMAIC pode ser inserido para solucionar problemas internos e empresariais no mercado.

DMADV e o DMAIC

Para complementar ainda podemos comparar o DMAIC com o DMADV, ambas pertencem ao conjunto de metodologias Six Sigma e servem para elevar a eficiência de um projeto de negócio com mais eficácia.

Ambas são similares, mas não são intercambiáveis, dessa forma devem ser aplicadas em diferentes processos, veja a seguir as iniciais de suas siglas:

DMAIC: Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar.

DMADV: Definir, Medir, Analisar, Projetar, Verificar.

A ferramenta DMADV por sua vez, tem como objetivo permitir o redesenho de um determinado processo com erro ou produto que tenha algum tipo de problema.

Sendo assim, a abordagem pode evitar que um determinado problema ocorra devido a problemas de qualidade ou design.

A Folha de Verificação

Exemplo de uma folha de verificação
folha de verificação

A aplicação da Folha de Verificação pode ser muito útil na primeira e segunda etapa dos oito passos do MASP. Nessa primeira etapa é importante saber identificar e determinar de forma correta o verdadeiro problema existente.

Com esse objetivo inicial em mente a utilizar da Folha de Verificação como ferramenta é muito útil para elevar o detalhamento das informações e verificação posteriores.

Quando o problema já está identificado, os dados iniciais podem ser projetados com o uso de outras ferramentas como o diagrama de Pareto.

Pareto e mais ferramentas

Como falamos anteriormente, muitas ferramentas podem ajudar na composição do MASP (Método de Análise e Solução de Problemas), principalmente, na fase de planejamento permitindo o uso de ferramentas que identifiquem e solucionem determinado problema.

Na fase do planejamento, por exemplo, é indicada a aplicação do brainstorming (chuva de ideia) com o foco de indicar causas e soluções de problemas por meio de exposição de ideias geradas pelos membros da equipe.

Para priorizar os problemas é indicado a utilização do diagrama de Pareto cujo gráfico formado por barras, ajuda a priorizar erros e problemas por meio de frequência de determinados registros.

Outra ferramenta, o diagrama de Ishikawa, apresenta como possibilidade a de levantar as principais causas para determinado conjunto de problemas. Nesse caminho, as causas devem ser reduzidas até serem eliminadas.

O método MASP é muito importante para ajudar gerentes no processo de identificação e solução de problemas, porém essa missão pretende analisar e priorizar qual problema deve ser solucionado.

Através dessa metodologia temos um rápido controle de diferentes situações e replanejamento do trabalho a ser realizado com respostas diretas para problemas que podem ser subdivididos em partes.

Esse método ajuda na solução de problemas e na melhoria de todo o um sistema complexo de ações e de produção.

A importância da qualidade

A gestão de qualidade é um setor estratégico para a empresa, principalmente, em mercados cada vez mais concorridos. A empresa precisa de um padrão de qualidade para seus processos, pontos de decisão e produtos.

Na ausência de um padrão certo, a empresa não conseguirá manter uma boa frequência de resultados no mercado, reduzindo as suas forças competitivas.

Quando falamos em gestão de qualidade nos referimos a um processo que depende de uma série de iniciativas que focam em soluções para redução de erros cruciais como o erro em investimentos e em processos produtivos.

O grande erro é a empresa somente calcular custos e não fazer nada para controlá-los. Ao calcular custos, a empresa peca por não investir em estratégias inovadoras para o seu processo produtivo e gestor.

Conclusão

Portanto, o MASP (Método de Análise e Solução de Problemas) ajuda em diferentes iniciativas para a identificação e redução de problemas.

Propicia a solução definitiva de problemas, mas exige o conhecimento de todo o projeto elaborado, sua aplicação e monitoramento de resultados.

Essa ferramenta gera grandes resultados para a empresa, melhorando seus resultados e seu posicionamento no mercado. Sabemos que a eliminação de problemas faz parte de um positivo projeto de qualidade com estratégias claras e identificação de fatores prévios.

Investir em qualidade e elevação de padrão ajuda a empresa a aprimorar o seu desempenho e a melhorar também o processo de orientação dos colaboradores na organização.

A qualidade também se faz presente na comunicação, nos processos de melhoria contínua e seleção das tecnologias corretas. As empresas devem investir nessa ferramenta e seus profissionais precisam estudar profundamente essa metodologia e conhecer as ferramentas relacionadas para obtenção de melhores aptidões.

O mercado necessita cada vez mais de habilidades, investimento em resultados e, sobretudo, priorizar a qualidade. Conhecer e aplicar metodologias de melhoria contínua é fundamental para o presente e futuro de uma corporação no mercado.

Saiba mais: Veja nosso vídeo sobre a Matriz de Kano: https://asq.org/quality-resources/kano-model

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