Microsoft Excel: Saiba o que é e principais funções

O Microsoft Excel é o software de planilhas mais antigo e conhecido no mercado de aplicação de soluções para organização e cálculo de dados.

Profissional utilizando o Excel

Quando falamos neste software estamos nos relacionando com um tema amplo para o desenvolvimento de soluções e aplicações em empresas.

Trata-se de um programa criado pela Microsoft, a mesma criadora do Windows e de outras ferramentas populares como o MSN e a atualização do novo Skype.

Ainda nos anos 2000, a empresa adquiriu e desenvolveu o HotMail e o software Outlook considerado como um dos primeiros programas para o envio e recebimento de e-mails.

Mas, voltando para o programa de planilhas que compõem o pacote Office ao lado de outros programas como Word, Power Point, Access e Publisher, devemos lembrar que, apesar da existência de concorrentes gratuitos para a edição de planilhas, o programa de planilhas da Microsoft ainda oferece mais funcionalidades e segurança para quem precisa desenvolver um projeto profissional.

Além das colunas e linhas subdivididas em células de dados e cálculos, o programa Microsoft oferece diferentes funções que atendem as demandas de empresas de vários segmentos, sendo muito usado por profissionais da área da administração, estatística, matemática, gestão, engenharia e até pelos departamentos de mídia das agências de publicidade e marketing.

Neste artigo falaremos mais sobre esse importante programa e suas principais aplicações para o dia a dia.

Veja mais: 21 Planilhas em Excel para facilitar análises e estudos

O que é Excel?

Esse programa é desenvolvido pela Microsoft podendo ser instalado em máquinas que rodam com sistemas operacionais Windows, MacOS, podendo também ser adaptado ao ambiente Linux.

Porém, ele se adapta mais facilmente ao sistema operacional da Microsoft otimizando da melhor forma sua instalação e atualizações. É um ótimo programa para criação e edição de planilhas de dados e valores, porém oferece outros recursos que vão muito além das simples planilhas.

No mercado de trabalho

Ter domínio sobre esse programa é um importante pré-requisito para atuar em determinadas oportunidades de trabalho. É uma ferramenta usada nas empresas para o controle e melhoria de custos, análise de investimentos e controle da receita da empresa.

Ajuda na manipulação de grande quantidade de dados, portanto o profissional que conhece e domina esse programa passa a ter grandes chances de conseguir um bom emprego.

Ferramenta simples com muitos recursos

Trata-se de uma ferramenta simples, mas que apresenta vários recursos avançados que a maioria das pessoas desconhece no dia a dia. Normalmente, os profissionais focam somente nas planilhas e na geração de gráficos “pizzas” simples.

Ao considerarem o programa dessa forma, o profissional pode dizer que tem amplo domínio sobre a ferramenta, mas se apenas conhece as funcionalidades de planilha e de geração de gráficos simples, ele apenas possui um conhecimento básico e intermediário.

Além de criar e editar planilhas com gráficos simplificados, essa ferramenta também pode ser aplicada para a filtragem de tabelas, geração de dados dinâmicos, criação de macros e de complexos gráficos para estratificar a visão sobre pesquisas e dados balizados.

Atualmente, as novas versões permitem guardar e compartilhar dados nas nuvens assim como os programas da Adobe permite para os usuários de Photoshop, Illustrator, Premiere e outros programas de criação.

Por que aprender Excel?

Aprender essa ferramenta ainda ajuda a criar um diferencial no currículo do profissional. Por outro lado, é um pré-requisito para o profissional que pretende ingressar no mercado de trabalho, principalmente, nas áreas de administração, gestão, engenharia, pesquisa, matemática, finanças, marketing e projetos de negócio.

Quais conhecimentos dominar?

O profissional, além de dominar a criação e edição de planilhas, deve saber usar a função PROCV, macros e gerar relatórios e gráficos. Saber exportar e compartilhar diferentes tipos de arquivos também é fundamental para ter pleno domínio.

Posso usar o Excel para melhoria contínua?

Uma Mulher usando o Excel em seus estudos

Não só pode como deve, pois quando falamos em Lean Six Sigma não há como desvencilhar o Excel de todos os conceitos e principalmente das ferramentas que podemos usar.

Por exemplo para fazer a primeira fase de um projeto White Belt, que é a fase Definir, podemos fazer uso de uma planilha chamada de project charter, onde há todas as informações importantes a serem informadas em relação ao projeto, como nome do patrocinador (Sponsor), nome do líder do projeto, nome dos membros do projeto, objetivo do projeto, etc.

Um outro uso interessante é em relação as ferramentas da qualidade que basicamente podem ser usadas no Excel. Há diversos outros exemplos de uso como na preparação, execução e acompanhamento de um Kaizen, onde o Excel é importante desde a coleta de dados até a análise dos mesmos.

Ainda em melhoria contínua, a gestão de indicadores e gestão visual, por muitas vezes é feita no Excel, dando grande controle para quem o usa.

E o futuro?

No final dos anos 2000, alguns especialistas apontavam para a extinção do Excel considerando a entrada de outras ferramentas gratuitas e similares como a do pacote Libreoffice.

Porém, a Microsoft passou a investir pesado em inovação e reordenação de suas ferramentas para mantê-las sempre atrativas e úteis no mercado.

Recentemente, com os debates relacionados à inteligência artificial e automação de mercado, muitos especialistas voltaram a prever a sua extinção, porém como qualquer tipo de dado funcional precisa ser organizado e analisado em vários níveis de soluções, a ferramenta da Microsoft tende a se fortalecer ainda mais.

Dessa forma, o programa permanece sendo o mais usado pelas empresas e o mais acessível.

Diferentes de outros aplicativos mais robustos para o desenvolvimento e organização de dados, o Excel é mais inteligível, mais simplificado e pode ser usado em conjunto com outras ferramentas populares como Word e Outlook que também contemplam o pacote Office.

Ganhos de tempo para as empresas

Sim, o uso dessa ferramenta ajuda as empresas a ter maior índice de ganho de tempo em suas atividades. Quando utilizam essa ferramenta para solução resolução de problemas, o seu trabalho poderá ser automatizado, economizando muitas horas de tarefas repetitivas e ajudando no compartilhamento de dados e resultados com todos da equipe.

Saiba mais: Gestão de Tempo: Tudo o que você precisa saber

Mais destaque para o trabalho

As funcionalidades dessa ferramenta criam um alto índice de profissionalismo destacando os projetos dos profissionais e das empresas no dia a dia do mercado.

Quando a equipe de trabalho domina o Excel, todos podem gerar atalhos na rotina, tornar a execução de certas tarefas mais fácil e generalizar a utilização de fórmulas e funções que ajudam bastante para a conclusões estratégicas para a empresa.

Todos os resultados dependem de análise dos dados. Para o profissional, se torna muito importante, pois seu trabalho se torna mais significativo e evidente entre todos da equipe.

Análise de relatórios

A aplicação dessa ferramenta da Microsoft oferece função analítica para criar relatórios profissionais. Na prática, as empresas podem se fortalecer na organização de seus dados, projetos e principalmente, ter força maior para atender os seus clientes da melhor forma possível.

A ferramenta deve ser usada, no conceito de análise de relatórios, para coletar dados, criar gráficos, analisá-los, tirar conclusões e gerar apresentações prévias para os gestores e responsáveis de cada projeto na mesa de decisões.

Depois de ter as planilhas organizadas, os profissionais podem extrair as informações necessárias e gerar estudos e relatórios em geral.

Tabelas dinâmicas

O programa permite a construção de tabelas dinâmicas, com planilhas úteis para organizar números complexos e em grande quantidade. Através de uma tabela dinâmica os envolvidos podem apresentar visualmente a análise de dados de uma planilha.

Estamos falando de um recurso forte que ajuda para organizar as informações apresentadas.

Leveza nas atualizações

Diferente das versões antigas do Excel, as novas versões são mais leves e direcionadas para o fácil armazenamento de dados. Os arquivos gerados podem ser salvos e compartilhados nas nuvens, e-mails, pendrives, celulares e em outros tipos de programas.

A certificação em Excel

Ao aprender essa ferramenta, o profissional adicional uma importante qualificação no currículo. Também é comum que a empresa insira cursos de aprimoramento para os seus melhores colaboradores.

Porém, seja o curso completo ou de reciclagem, estamos falando de cursos que não são muito extensos. Para quem está em busca de seu primeiro emprego e sonha em trabalhar em áreas de atendimento, vendas e administração geral é indicado aprender essa ferramenta rapidamente.

O aprendizado e o domínio podem ajudar o novo profissional a conquistar o seu primeiro emprego.

Investimento para a carreira

Fazer o curso presencial ou online de Excel é um importante investimento para novos profissionais e profissionais mais experientes no mercado.

O curso e o aprendizado nessa ferramenta também podem ajudar os profissionais a retornarem ao mercado de trabalho e conseguir um bom emprego.

As vantagens do Excel

Dentre as principais vantagens de aprender, dominar e usar essa ferramenta podemos citar:

1 – Utilidade para empresas financeiras

Como já citado no início desse artigo, o uso deste programa ajuda bastante para organizar planilhas e cálculos.

2 – Redução de custos

O uso da ferramenta ajuda a diminuir os custos com treinamento, em muitos tipos de treinamentos é importante sempre usar o Excel para apresentar dados e condicionantes financeiras.

3 – Ganho de tempo

Como falamos anteriormente, a ferramenta de planilha e cálculo da Microsoft gera muito ganho de tempo através da redução de etapas para resolução de problemas, automatização e geração simples de dados.

4 – Atualizações

Por não ser um programa extinto, ele não está em sua fase final de mercado como a aconteceu com programas como “Free Hand” para edição de páginas e imagens, ou seja, o Excel está em crescimento e não será extinto.

Dessa forma, a Microsoft continua investindo em atualizações e desenvolvimento de novas versões dos programas.

5 – Gerenciamento de clientes

Além de dados financeiros e sólidos, é muito indicado usar esse programa para gerenciamento de clientes como métodos de CRM (Gestão de relacionamento com o Cliente) e ERPs (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) além de banco de dados. Através dessa ferramenta é possível coletar dados, analisá-los e apresentar conclusões para gestores da empresa.

6 – Bloco analítico

Ele oferece bloco de notas analíticos que ajuda a orientar finanças, orçamentos e relatórios de uma forma geral para os colaboradores e gestores.

7 – Vendendo habilidades

Ao dominar as habilidades da ferramenta, o profissional consegue desenvolver e oferecer suas habilidades.

Ao inserir o Excel no currículo detalhe o domínio em funcionalidades no programa como: Dashboards, PROCV, Macros, VBA, formatação condicional, gráficos, filtros, entre outras.

8 – Convertendo em página

Determinadas informações geradas na planilha podem ser convertidas em página de web, arquivos em PDF e demais tipos de arquivos para download.

Para converter em página de web é importante usar a ferramenta em conjunto com o Microsoft Publisher o que permitirá integrar as informações numa página da web, e compartilhá-los com outras pessoas ou empresas de modo remoto.

9 – Portabilidade

As planilhas e seus respectivos arquivos são portáteis e muito leves podendo ser armazenados em qualquer tipo de PC, disco e enviadas por e-mails, pen-drives, celulares e entre outras plataformas.

10 – Mais funções

É leve, simples e popular. O programa de planilhas da Microsoft apresenta muitas funções úteis para empresas pequenas, médias e grandes.

Há muitos anos ele deixou de ser um software lento, duro e chato. Tornando-se mais prático e inteligível para ser usado. As novas versões oferecem mais funções e processo de simplificação de dados e fórmulas.

Conclusão

Portanto, em pleno mercado marcado por inovações e transformações na área digital dominar programas como o Excel ainda é um diferencial e uma importante certificação profissional.

É muito indicado para a construção de planilhas, gráficos, realização de cálculos complexos, geração de dados simples e organização de arquivos.

É uma ferramenta universal e popular, pois a maioria das empresas utilizam esse software e tiram grande proveito dos recursos para organização do trabalho e dos dados inerentes às atividades de mercado.

Dessa forma, vale a pena conhecer, estudar, dominar e usar essa poderosa ferramenta na sua carreira e nas empresas com profissionalismo e dedicação acima da média.

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