Conheça o PROCV no Excel e saiba como usar
O Excel é um programa que apresenta muitas funcionalidades e a função PROCV do Excel é um ótimo recurso muito utilizado no software.
Sendo também um recurso muito usado pelas empresas em seus processos de organização de informações e controle. O uso dessa fórmula permite agilizar tarefas de controle, organização e cumprimento de metas dentro da empresa.
Saber utilizar esse recurso é fundamental para a empresa, sendo muito utilizado em setores estratégicos como o de vendas.
O que é PROCV no Excel?
É um recurso que agiliza o processo de controle e organização de informações dentro do Excel. É muito aplicado nos setores de vendas.
A função PROCV do Excel proporciona a possibilidade de localizar os dados em colunas de uma tabela disposta no programa. Numa visão geral, essa função funciona como um banco de dados simplificado e acessível.
Através do uso desse recurso, o usuário pode executar uma busca com base em um valor específico. Se o gestor possui um documento com muitos dados e precisa resumir somente algumas dessas informações a partir de muitos dados, a função simplifica o processo.
Benefícios iniciais
Ao utilizar essa função do Excel, o usuário pode executar uma busca com base em um valor específico. Atualmente, no mercado, dominar o uso dessa função é um dos pré requisitos necessários para candidatos que disputam vagas de administração e finanças nas empresas.
Além do setor administrativo e de finanças, outros setores das empresas podem otimizar seus trabalhos com o uso dessa fórmula.
O mercado
O PROCV do Excel é considerado como uma das fórmulas mais utilizadas nas empresas por ajudar a comparar e encontrar informações dentro de uma tabela.
É uma função que agiliza a busca de dados organizados na vertical. Essa capacidade influenciou no nome da fórmula, pois o nome da fórmula é originário de suas iniciais como ‘PROC’ de procurar e ‘V’ de vertical.
Funções do Excel
Sabemos que o programa Microsoft Excel é uma das ferramentas de escritório mais usadas em todo o mundo. O programa também é ensinado em escolas de informática e nas universidades.
Muitas vezes, o programa também é abordado em cursos de pós-graduação que se relacionam com cálculos e precificações em seus projetos de estudos.
Portanto, o uso gerencial por meio deste programa está ligado a uma necessidade muito grande em aprender todas as funções da ferramenta.
Em média, o programa possui 14 tipos de funções diversas, sendo que cada uma delas é composta por diversas fórmulas voltadas para algum objetivo específico.
Porém, além das 14 funções mais conhecidas, estima-se que o programa Microsoft Excel possua mais de 200 fórmulas diferentes criadas atualmente em sua versão atualizada.
O uso das funções no Excel
Se o Excel apresenta muitas funções, como decorá-las e utilizá-las de modo seguro e rápido? Como gravar tudo isso na mente?
Para reduzir o tempo que seria aplicado para compreender cada função neste conjunto de várias funções, é indicado o usuário de concentrar na função PROCV do Excel.
Nem todo profissional conseguiria absorver tudo visto a quantidade imensa de fórmulas e funções.
Para quem precisa organizar as vendas, essa função é a mais indicada para organizar dados de entrada e saídas de produtos.
Dessa forma, além de utilizar as funções de cálculos automáticos do Excel, focando nesta função vertical, o profissional poderá compreender todo o conteúdo e aplicar o uso dela nos processos comerciais de sua empresa, fazendo uma gestão muito mais organizada e orientada.
Como a função funciona?
A função PROCV Excel permite localizar dados em colunas de uma tabela disposta no programa. Na prática, ela atua como um banco de dados simples.
Ao utilizar essa função, o profissional consegue se orientar melhor usando buscas com base em um valor específico representado nas células e colunas do programa.
Além dessa competência inicial, o uso dessa função cria um padrão de organização na empresa e no setor.
A função PROCV na prática
O uso da função não é um bicho de sete cabeças. Você pode, por exemplo, imaginar produtos dispostos para a compra no supermercado, o operador de caixa passa o código de barras do produto no caixa e na tela do computador surgem diversas informações.
As informações na tela do caixa mostram o nome do produto, o preço, a quantidade, entre outras informações.
O supermercado utilizou a função PROCV do Excel para organizar esses dados para o registro no processo de compra.
Quando o operador de caixa passa o produto, ele solicita que a máquina leitora automatizada leia as informações a partir do código de barras.
Essas informações também estão registradas num banco de dados que se comunica com o sistema do caixa e confirmar as informações de cada produto.
Inicialmente, o registro se baseia em produtos que estão registrados no estoque e no ponto de vendas do supermercado.
Organização dos dados
Abordando dessa forma, podemos considerar que essa função do Excel organiza os dados que serão transferidos para o sistema de produtos e vendas do supermercado.
O computador precisa compreender o nome do produto, o preço e a quantidade a partir do código de barras.
Na prática, ao passar o produto no caixa, o computador faz a leitura do código de barras para fazer a busca da informação elementar no banco de dados que se baseia na matriz da tabela pré-organizada no Excel.
Ao encontrar o código de barras na tabela, ele exibe e confirma a informação na coluna, a partir do nome do produto.
A organização de dados também pode ser feita manualmente na planilha sem o uso de fórmulas e funções. Porém, o uso manual das informações torna-se muito trabalhoso e não otimiza o ganho de tempo.
Leia mais: Como organizar e compartilhar dados no Power Bi
Principais Funcionalidades do PROCV
A função PROCV do Excel em inglês é referida como “VLOOKUP”, e em qualquer idioma possibilita localizar o valor associado a algum dado de referência dentro de uma tabela.
O usuário pode precisar trabalhar numa tabela bem extensa, com o controle de todos os produtos que tem em estoque, descrito em três colunas, sendo a primeira tem o nome do produto, a segunda tem a quantidade em estoque e a terceira tem o valor unitário daquele produto.
Geralmente, se o profissional precisar conhecer o número de artigos com o nome “camisa esportiva 1” que há no estoque. O que poderíamos fazer com a função PROCV é percorrer a tabela em busca do produto “camisa esportiva 1”.
Depois, retornaria o valor correspondente que está na coluna “Quantidade”. Dessa forma, o nome do produto é a referência , considerada também chamada de valor de pesquisa.
A quantidade é o valor que se quer encontrar, referida também chamado de valor de retorno. Porém, devemos lembrar que, para a função PROCV do Excel funcionar, o valor de pesquisa deve estar à esquerda na tabela em questão.
A função somente irá fazer uma procura vertical pela ocorrência de “camisa esportiva 1” na primeira coluna.
Outro detalhe sobre o programa, é que o Excel não vai considerar ocorrências repetidas do valor de pesquisa. Caso o termo “camisa esportiva 1” apareça em mais de uma linha na tabela, a função PROCV somente irá exibir o valor de retorno relativo à primeira linha que encontrar.
Benefícios da fórmula PROCV
Essa função do Excel oferece muitos benefícios para os profissionais que atuam com tabelas e dados para a administração e otimização de informações.
Imagine uma planilha com muitas linhas e colunas, utilizar a busca manual pode ser muito cansativa. Fazer a busca manual sobre o valor relacionado a uma referência específica seria bastante trabalhoso e consumiria muito tempo.
O uso da função ajuda a diminuir as ocorrências de erros. O uso das planilhas são muito indicadas para os dias atuais, sendo ótima ferramenta para registrar informações. As empresas utilizam o Excel para organizar dados relevantes ao negócio.
Por outro lado, o uso e as buscas manuais em tabelas muito grandes estão sujeitas a erros. Os erros podem criam interpretações e até mesmo decisões erradas nas empresas.
A busca vertical possibilitada por essa função gera confiança em relação às procuras que a empresa precisar fazer. Diminui os erros e diminui o risco de ocorrência de retrabalho na empresa e menos prejuízos decorrentes de falhas administrativas e operacionais.
Como a fórmula do PROCV no Excel é constituída?
Na definição da fórmula a função PROCV do Excel é determinado da seguinte maneira:
=PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; número_coluna; intervalo_pesquisa)
Vamos exemplificar a partir das seguintes linhas:
=PROCV(F12;A1:V8;2;VERDADEIRO)
=PROCV(P19;A1:Q8;3;FALSO)
=PROCV(B9;A1:Z12;5;0)
Sempre há o uso de ponto e vírgula que aparece depois de cada variável apresentada depois dos parênteses.
Dessa forma, cada tipo de variável dentro da fórmula corresponde a um ponto que deve ser pesquisado dentro da tabela analisada pelo profissional.
O que é valor procurado?
O valor buscado se refere a argumento obrigatório dentro da função. Ele se refere ao o valor que o usuário deseja procurar dentro do intervalo pesquisado. Lembramos que o valor precisa estar na primeira coluna do intervalo de células que será analisado.
O que é Matriz tabela?
A matriz tabela refere-se ao intervalo da tabela no qual o usuário deseja obter os resultados. Destacamos que intervalo de células dentro da fórmula é o local no qual será buscado o valor_procurado.
O que é número coluna?
No número coluna o usuário define o número da coluna na qual está a informação que procura dentro do intervalo da tabela.
Intervalo pesquisa
Refere-se a um valor lógico, no qual o usuário especifica que solicita através da função que ela localize uma correspondência aproximada ou exata.
As variáveis
Precisamos compreender as variáveis utilizadas nas fórmulas chamadas de “verdadeiro”, “falso” e “0”.
Verdadeiro
Essa variável supõe que a primeira coluna do intervalo selecionado está organizado em ordem alfabética ou numérica, também procura o valor mais próximo como resultado.
Falso
Essa variável procura o valor exato na primeira coluna do intervalo.
A variável “0”
Essa variável indica nulidade da variável, ou variável ausente para a leitura da tabela e do sistema.
Aplicação inicial
No início, a aplicação das fórmulas e das variáveis podem gerar dúvidas e até confusão. Porém, é importante treinar bastante e ficar atento à aplicação das fórmulas e resultados conforme cada variável.
Em quais setores podemos aplicar o PROCV no Exvel?
A função PROCV do Excel pode ser utilizada em diferentes áreas de uma empresa, ajudando a organizar as informações da empresa e de seus produtos.
Veja a seguir os departamentos que podem implementar o uso das fórmulas.
Estoque
Imagine uma quantidade imensa de produtos no estoque, todos os detalhes relacionados à nome, peso, medidas, preço e quantidade podem necessitar de organização.
No estoque a empresa pode inserir essa função para determinar em qual local do estoque está guardado o produto.
Isso ajudará o trabalho de quem vai procurar pelo produto dentro do estoque com ganho de tempo.
Pesquisa de produtos
Geralmente, as empresas precisam fazer a pesquisa de produtos disponíveis no sistema. Nesses casos é é preciso saber preços de determinados produtos ou serviços para comparar com a concorrência e até mesmo com a necessidade do cliente.
Utilizando a fórmula PROCV Excel é possível localizar o preço de um produto sem a necessidade de um programa de leitura de código de barras. O usuário terá apenas que informar o nome ou código do produto para inserir na fórmula.
Setor comercial
O profissional pode utilizar essa a função para saber quanto cada vendedor vendeu sem precisar procurar essa informação na barra de rolagem no programa. Dessa forma há a facilidade de controle das vendas realizadas pelos funcionários, ajudando a aprimorar o desempenho de cada colaborador.
Saiba mais: Confira nosso artigo sobre Fluxo de Caixa
Conclusão
Neste artigo, buscamos apresentar os principais pontos positivos da função PROCV do Excel. A utilização dessa função ajuda no processo de otimização de informações para a empresa.
Atua, principalmente, nos processos dentro do setor comercial para facilitar o desempenho da equipe em vendas.
A função ajuda no trabalho de identificação de números do estoque da empresa, para a busca de preços de produtos e para o controle das vendas de um negócio.
Porém, essa é uma das principais funções do Excel. É importante que a empresa organize todos os setores da empresa buscando o aumento das vendas.
O programa Excel é uma das ferramentas mais utilizadas por empresas do mundo todo e está presente em centenas de milhares de computadores empresariais.
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