Introdução ao PMO ou Project Management Office

O número de projetos complexos aumentou consideravelmente no seu negócio? Se a resposta for sim, você precisa criar um PMO urgente na sua empresa!

Na imagem temos uma ilustração dos pontos fundamentais de um PMO

Muitas empresas criaram um PMO pois ele auxilia diretamente em todas as questões estratégicas e operacionais relacionadas ao gerenciamento de projetos.

Tabela de Conteúdo

Na prática, o que é um PMO?

O Project Management Office ou simplesmente PMO, é a unidade operacional organizacional para todos os assuntos específicos do projeto.

O Project Management Office (frequentemente chamado de Escritório de Gerenciamento de Projetos em portugês) é particularmente responsável pela criação e estabelecimento de padrões de gerenciamento de projetos e pelo gerenciamento do portfólio de projetos.

Com a ajuda de um PMO, uma empresa pode acompanhar seus projetos em andamento e aumentar a eficiência de processamento.

A direção de um PMO – e os benefícios que daí advêm – depende muito do objetivo estratégico e do ambiente organizacional da empresa. A seleção das tarefas principais deve, portanto, ser realizada com muito cuidado.

Não existe um padrão único que se aplique a todas as empresas. Em vez disso, são as condições específicas da empresa, as estratégias e tendências que devem ser usadas como base para definir as tarefas.

Vantagens de um PMO para a empresa

A missão do PMO é aprimorar processos em um ambiente multiprojeto. No entanto, todas as empresas têm uma noção diferente do que constitui uma melhoria.

O PMO deve garantir a todas as partes interessadas no ambiente de multiprojetos que tudo está sob controle.

Assim, um PMO pode oferecer inúmeras vantagens para uma empresa, entre elas podemos destacar:

  • Uso otimizado de recursos (fazendo o melhor uso possível dos recursos disponíveis quando os recursos são escassos);
  • Garante uma aplicação uniforme de instrumentos, padrões e processos de gerenciamento;
  • Aumenta a satisfação do cliente;
  • Sinergias e conflitos entre diferentes projetos são reconhecidos e, portanto, podem ser usados ​​ou resolvidos;

A vantagem desse método, é que pode coletar feedbacks de forma muito simples durante uma reunião ou sessão de treinamento, por exemplo.

Comece a coletar feedback imediatamente após estabelecer seu PMO. Se você esperar demais, pode perder a oportunidade de documentar reações positivas que são especialmente perceptíveis no início.

Os diferentes tipos de PMO

É óbvio que as atividades de gestão de projetos / programas são aplicáveis ​​a todas as linhas de negócio da empresa caso esta tenha adotado uma organização matricial na modalidade de projeto.

Nesta imagem, temos os 3 tipos de PMO

As atividades de PMO são frequentemente agrupadas em 3 estratos distintos:

  1. PMO operacional;
  2. PMO Central;
  3. O PMO Estratégico.

PMO Operacional

Anexado a um projeto, o PMO Operacional auxilia o gerente de projetos na implementação operacional dos processos de seu projeto. Ele consolida os dados e fornece os projetos indicadores.

Diferentes ferramentas permitem que ele ajude o gerente de projeto no monitoramento e direção do projeto.

PMO Central

Anexado a um portfólio de projetos, o PMO Central gerencia o portfólio de projetos e garante o monitoramento do orçamento.

Ele organiza e monitora a implantação de processos e ferramentas de gerenciamento de projetos.

PMO Estratégico

Ligado à área de TI, o PMO estratégico auxilia no desenvolvimento dos objetivos estratégicos.

É ele quem gerencia os riscos de TI da empresa, em seu nível, ele avalia os riscos estratégicos em projetos sensíveis.

Padrões de gerenciamento de projetos

Desenvolver e manter um padrão de gerenciamento de projeto fornece aos participantes do projeto uma diretriz clara e gerenciável para o gerenciamento operacional de projetos. Isso garante um alto nível de qualidade na gestão de projetos.

Os padrões de gerenciamento de projetos são definidos como o conjunto de regras e métodos que podem ser aplicados em todo o projeto como:

– Apresenta processos e resultados do projeto de maneira consistente a garantir a qualidade desejada de planejamento;

– Reduz o esforço de criação e manutenção;

– Melhora a comunicação e o fluxo de informações dentro do projeto.

– Uma experiência segura para a empresa.

O padrão de gerenciamento de projetos tem vários elementos. Um ponto essencial para cada projeto são os regulamentos organizacionais vinculativos, como as tarefas a serem realizadas como um projeto, descrições de funções, padrões de relatório, regras de assinatura, poderes de tomada de decisão, etc.

Os padrões de gerenciamento de projetos também enfatizam as instruções para o uso eficaz de métodos e ferramentas de gerenciamento de projetos, incluindo listas de verificação, formulários e ferramentas de TI correspondentes.

Nem todos os métodos são obrigatórios. Eles também identificam quais o gerente de projeto pode usar a seu critério e após avaliar os benefícios para seu projeto.

A importância dos KPIs para os PMOs

Em primeiro lugar, precisamos enfatizar o quão importante é para os PMOs demonstrar seu sucesso. Muitos PMOs são dissolvidos porque as empresas não acreditam que fornecem valor.

Isso acontece não porque o PMO não seja valioso, mas porque medir e comunicar seu valor às vezes pode ser difícil.

Quando você pode medir com precisão o sucesso de seu PMO, pode garantir que ele permaneça uma presença permanente em sua empresa.

KPIs básicos

Em vez de medir o sucesso de seu PMO por cada KPI concebível, decida quais são mais importantes para sua organização e seus objetivos.

Sua organização pode estar realmente focada na utilização de recursos e se importar menos com o tempo médio que um projeto leva para chegar ao mercado.

Se você não tiver certeza de por onde começar, aqui estão algumas métricas básicas, mas poderosas, que sugerimos:

Porcentagem de projetos concluídos

Mostra quantos projetos foram realmente concluídos em comparação com quantos projetos sua organização planejou originalmente.

Para examinar isso com mais profundidade, você também pode considerar quantos projetos estrategicamente importantes ou projetos altamente alinhados à sua estratégia corporativa foram concluídos.

Porcentagem de projetos concluídos no prazo

Ótimo terminar um projeto, mas é ainda mais importante terminar os projetos no prazo, especialmente quando há outras dependências do projeto e poucos recursos adicionais disponíveis.

A porcentagem de projetos concluídos no prazo pode ajudá-lo a entender se o seu planejamento é realista ou se há problemas que surgem durante a execução do projeto que atrasam os projetos.

Porcentagem de projetos concluídos dentro do orçamento

Ninguém gosta de um projeto que está acima do planejado no orçamento.

Os PMOs devem ser capazes de facilitar o planejamento e a execução para garantir que os projetos sejam concluídos dentro do orçamento determinado.

A porcentagem de projetos concluídos dentro do orçamento em comparação com os prazos anteriores pode ser uma métrica de sucesso extremamente poderosa.

Taxa de utilização de recursos

Refere-se a quanta capacidade do funcionário é realmente planejada ou usada em projetos.

Se sua taxa de utilização de recursos for superior a 100%, você tem funcionários trabalhando horas extras.

Se estiver bem abaixo de 100%, você tem funcionários com tempo extra disponível.

É importante ter uma boa taxa de utilização de recursos (entre 80% e 100%) porque recursos alocados em excesso podem causar atrasos no projeto e orçamentos aumentados.

Enquanto recursos sublocados não estão sendo utilizados de forma eficiente e existe oportunidade para eles contribuírem melhor para crescimento da empresa.

Procedimento Operacional Padrão (POP)

Os procedimentos operacionais padrão (POP) trata-se de um documento que lista todas as instruções necessárias para desenvolver o projeto, na verdade, o POP prepara ou apoia o funcionário em seu trabalho.

Pense em uma lista de verificação profissional ou em um procedimento operacional que cada funcionário deve seguir escrupulosamente para realizar seu trabalho nas melhores condições.

Por que os POPs são tão eficazes?

Configurar sistemas de referência para seus funcionários pode reduzir significativamente a margem de erro, bem como o tempo de supervisão necessário para executar as tarefas de maneira adequada.

Economiza dinheiro

Por ter um procedimento bem estabelecido que toda a sua equipe pode seguir, você reduz as chances de erros e atrasos que podem comprometer o orçamento.

Graças a este sistema, todos terão apenas que seguir a lista de verificação que você estabeleceu para seguir em frente sem distrações.

Redução do tempo de supervisão

Com a implementação de tal sistema padronizado, você não precisará mais repetir ou supervisionar de perto seus funcionários.

Apenas o documento explicativo do procedimento servirá de referência e você manterá um registro escrito da boa execução das ações a serem realizadas por suas equipes.

Eliminação dos momentos de flutuação

Quando um procedimento não está claro ou não está disponível por escrito, surgem perguntas. E quando chovem perguntas, isso cria inércia em suas atividades.

Resumindo, você perde tempo e energia esclarecendo as coisas continuamente.

O procedimento operacional padrão elimina imediatamente um conjunto de perguntas frequentes que podem surgir durante a execução de uma tarefa.

Capacitação de suas equipes

Assim como o piloto ou o cirurgião, suas equipes estão no controle.

Eles são responsáveis ​​por monitorar os procedimentos em vigor e isso irá facilitar muito a sua tarefa ao avaliar a qualidade do seu trabalho.

Proteção de sua organização

Uma empresa onde cada funcionário estabelece seu próprio modo de operação retarda seu crescimento.

A implementação de um modo operacional único ao nível do departamento ou da empresa – para cada uma das suas atividades – garante práticas conformes e fáceis de seguir, mesmo em períodos de elevada atividade.

Método ágil

Ciclo de um método agile

Se você está trabalhando atualmente em um PMO, sabe que um dos principais tópicos é, obviamente, o método Agile.

Este permite monitorar o trabalho da equipe ágil, entregue em termos de “story points”, concluídos durante cada sprint, conhecido como “velocidade”.

O método Agile implementado em seu PMO pode monitorar a velocidade e otimizar o desempenho da sua equipe.

O trabalho é baseado na quantidade de recursos disponíveis e não na quantidade de projetos.

O importante aqui é que a equipe faça o trabalho e desta forma, não sobrecarregue os demais membros da equipe.

O método Agile se concentra em métricas e benefícios. As organizações, que seguem uma abordagem ágil, tendem a se concentrar nos benefícios e nas métricas desde o início.

Eles geralmente usam uma tela de modelo enxuta ou comercial, formulam hipóteses para se beneficiar dos resultados.

Como o PMO ágil está próximo aos clientes e equipes de projeto, todos podem se beneficiar da agilidade do projeto.

Conclusão

Às vezes, o desejo de estabelecer um PMO decorre da necessidade de resolver um problema. Talvez muitos projetos anteriores tenham falhado por um motivo ou outro.

Se esse for o caso em sua empresa, há várias coisas importantes a se ter em mente ao criar seu PMO.

Não se preocupe em tentar convencer alguém a configurar um PMO rapidamente, porque isso simplesmente não funcionará. Essa abordagem está fadada ao fracasso.

Seja realista e dê um passo de cada vez. Lembre-se de que você está lidando com seres humanos que precisam de tempo para se envolver totalmente.

Todos os envolvidos precisam entender o que se espera deles e em que ordem.

Portanto, recomendamos que você faça uma análise interna das partes interessadas para que todos concordem sobre o que o PMO deve realizar e em que prazo.

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