Prince2: Saiba tudo sobre essa Metodologia de Gerenciamento de Projetos

O PRINCE2 é uma metodologia de gestão de projetos Inglesa que vem sendo cada vez mais utilizada em todo o mundo como uma forma de gerenciar projetos de modo mais eficiente.

Com base no passar do tempo e nas necessidades do CCTA (Agência Central de Computação e Telecomunicações) o PRINCE (PROMPT in the CCTA Environment) teve a necessidade de sofrer algumas alterações, passando assim a se chamar PRINCE2 (Project in Controlled Environment).

Tabela de Conteúdo

O que é PRINCE2?

O PRINCE2 é o acrônimo para Projects in Controlled Environments, ou seja, Projetos em Ambiente Controlado.

Ele é definido como um método flexível, o qual busca a gestão eficiente de um projeto, independentemente do tipo de empresa ou projeto.

Conhecido também como PAC, esse modelo de processos vem sendo adotado por vários outros governos e organizações em diversos países, como: Europa, África, Oceania e Estados Unidos.

No Brasil, o método é utilizado por algumas organizações e a sua procura vem crescendo.

A Melhoria Contínua e o PRINCE2

É um padrão amplamente desenvolvido pelo Governo do Reino Unido, sendo utilizado no setor privado desse país e também em outros países.

Ele estabelece e comprova as melhores práticas em gerenciamento de projetos e permite que navegue através de todos os elementos essenciais para uma execução bem-sucedida.

O desenvolvimento da metodologia PRINCE2 foi impulsionado pela melhoria contínua dos especialistas em gerenciamento de organizações do setor público e privado.

O resultado é uma ferramenta de melhores práticas genéricas para ser adaptado à organização e utilizado com sucesso por todos os tipos de projetos.

Desde então, é adotado como método padrão para a maioria dos projetos pelo mundo.

Toda organização, seja pública ou privada, não importa o tamanho ou ramo de atuação, enfrenta dois tipos de desafios que estão relacionados à sua estratégia:

– Como manter as operações diárias

– Como atender de forma eficiente às necessidades dos clientes (mesmo em um ambiente cada vez mais competitivo).

Com isso, na criação do PRINCE2, foram elaboradas práticas essenciais para orientar a execução dos projetos com a metodologia.

O método PRINCE2 possui 7 princípios, sendo esses princípios definidos como:

  • Justificativa contínua do negócio;
  • Aprender com a experiência;
  • Papéis e responsabilidades bem definidos;
  • Gerenciar por estágios;
  • Gerenciar por exceção;
  • Foco em produtos;
  • Adequar ao ambiente do projeto.

Os princípios descritos acima são a forma que o método encontrou de auxiliar que sua implementação aconteça com as melhores práticas para garantir o sucesso.

Através da sua adoção, é possível contribuir com o desenvolvimento dos mais variados projetos, utilizando-se das melhores práticas para a obtenção dos resultados.

Características do PRINCE2

Para uma maior compreensão desse método é importante saber sobre as características presentes no PRINCE2.

As principais características do PRINCE2 e de projetos, de modo geral, são: mudança, temporalidade, interfuncionalidade, exclusividade e incerteza.

Mudança

Os projetos possuem mudanças e isso é inevitável, pois tais mudanças contribuem para a melhoria de algo para os envolvidos.

Temporariedade

Um projeto tem como uma das suas principais características um início e fim, onde as ações de manutenção não devem ser consideradas.

Interfuncionalidade

Um projeto necessita de pessoas e áreas interdisciplinares, ou seja, de conhecimentos diferentes, mas que se complementam e buscam gerar o melhor resultado possível.

Exclusividade

Cada projeto é único, sendo assim considerado exclusivo. Cada projeto tem as suas peculiaridades e por isso um projeto nunca será igual a outro.

Incerteza

Os interessados no desenvolvimento do projeto podem ter opiniões contraditórias, principalmente quando o assunto é o custo, prazo, entre outros.

Níveis de certificação

A obtenção da certificação é realizada por uma entidade certificadora (Accredited Training Organisation), onde a pessoa responsável obtém o voucher para a realização da prova.

A prova para receber a certificação pode ser feita na própria certificadora.

Como meio de referência e estudos, a OGC (Open Geospatial Consortium) criou um manual da ferramenta PRINCE2 chamado de “Managing Successful Projects with PRINCE2”, que foi traduzido para o português como “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2”, onde estão concentrados os princípios, temas e processos da metodologia.

Os níveis de certificação do PRINCE2: Gestão de Projetos Inglesa são divididos em três: foundation, practitioner e professional.

Veja a seguir um pouco sobre cada um desse nível.

PRINCE2 Foundation

É uma certificação que confirma que o profissional tem conhecimento suficiente da metodologia PRINCE2 e está apto a utilizá-la de modo adequado.

Essa certificação é destinada aos gestores de projeto, futuros gestores de projeto e profissionais envolvidos na análise, desenvolvimento e entrega de projetos.

PRINCE2 Practitioner

Para que o profissional consiga a Certificação Practitioner, é necessário que ele tenha a certificação Foundation.

Essa credencial confirma que o profissional tem conhecimento suficiente para utilizar e adaptar o PRINCE2 a qualquer tipo e complexidade de projeto.

PRINCE2 Professional

Nessa certificação o profissional deve ter a credencial PRINCE2 Practitioner. Para obter a Certificação PRINCE2 Professional, é preciso comprovar a habilidade de gerenciar projetos na metodologia em todos os aspectos presentes no ciclo de vida de um projeto.

Os sete PRINCÍPIOS do PRINCE2

O PRINCE2 é constituído por sete princípios. Esses princípios são responsáveis por determinar se o projeto está sendo gerenciado usando essa metodologia.

Para que um projeto seja gerenciado por essa metodologia de gestão é necessário que todos os princípios sejam aplicados.

Caso algum dos fundamentos não sejam aplicados, o projeto não é considerado um projeto PRINCE2.

A seguir explicaremos sobre cada um desses princípios:

1 – Justificativa contínua de negócios

Princípio onde deve haver uma razão que justifique que esteja executando e gerenciando o projeto.

Caso contrário, é necessário finalizá-lo.

2 – Aprendizado com a experiência

As equipes de projeto do PRINCE2 devem procurar e aproveitar continuamente as lições aprendidas do trabalho anterior.

3 – Responsabilidades e papéis estabelecidos

Onde as determinadas equipes do projeto devem utilizar uma estrutura organizacional clara e eficaz, colocando as pessoas certas nas tarefas certas.

4 – Gerenciamento por etapas

Os projetos da metodologia PRINCE2 devem ser planejados, monitorados e controlados passo a passo.

5 – Gerenciar por exceção

As pessoas que trabalham no projeto devem receber a quantidade certa de autoridade para trabalhar efetivamente em seu ambiente.

6 – Foco nos produtos

O objetivo do PRINCE2 é se concentrar no produto, preocupando-se com a entrega e qualidade dele. As ações são voltadas para o atingimento dos resultados.

7 – Adaptar para se adequar ao ambiente do projeto

Deve ser adaptado para se adequar ao ambiente, tamanho, complexidade, importância, capacidade e risco do projeto, ou seja, a metodologia precisa ser adaptada à realidade na qual será utilizada.

Os sete TEMAS do PRINCE2

Nesta imagem, temos os princípios, temas e processos do PRINCE2
Fonte: https://startinfinity.com/

Todo o planejamento e implementação da metodologia PRINCE2 deve ser averiguada e renovada com base em sete temas: business case, organização, qualidade, planos, risco, mudança e progresso.

1 – Business case

Consiste no acompanhamento e na justificativa da parte financeira do projeto que está sendo desenvolvido.

2 – Organização

Com a organização é possível formalizar qual é o real papel de cada membro da equipe que está envolvida nas tarefas de desenvolvimento do projeto.

3 – Qualidade

Na qualidade abordamos a questão da definição dos requisitos do projeto e as medidas de qualidade do produto.

4 – Planos

Os planos são definições das etapas e das técnicas que realmente serão utilizadas na elaboração do produto.

5 – Risco

O risco ajuda na identificação de alguns possíveis problemas que podem causar algum impacto no projeto.

Por meio dessa avaliação é possível agir de forma antecipada com medidas que possam eliminar ou mitigar tais riscos.

6 – Mudança

A mudança, como o próprio nome indica, consiste na definição de possíveis mudanças que possam acontecer em meio ao desenvolvimento do projeto.

7 – Progresso

O progresso é a avaliação de forma constante das execuções e também correções quando ocorre algum desvio durante o desenvolvimento do projeto.

Os sete PROCESSOS do PRINCE2

Nessa imagem, temos a definição do que é o PRINCE2
Fonte: https://www.prince2.com/uk

Os processos são as etapas do ciclo de vida de um projeto. Essas etapas são definidas desde a concepção do projeto (ideia inicial) até o encerramento do projeto.

Cada uma dessas sete etapas deve ter uma lista de atividades que são verificadas, as responsabilidades de cada um no projeto e as orientações.

A seguir te explicaremos sobre as sete etapas do ciclo de vida do projeto que irão te ajudar do início ao fim.

1 – Começando um projeto

Essa é a fase de iniciação, onde é realizada uma análise para saber se o projeto é realmente viável. 

Além disso, nessa etapa, ocorre a coleta dos requisitos do projeto.

2 – Direcionando um projeto

A direção do projeto é feita com base em relatórios, dados e outros elementos que são considerados fundamentais para que as decisões de início do projeto sejam tomadas.

3 – Iniciando um projeto

Essa etapa consiste na implementação do projeto, é onde ele de fato se inicia com base em todo o planejamento inicial elaborado anteriormente.

4 – Controlando um estágio

Na etapa 4 ocorre o controle das etapas. Fazendo isso, é possível acompanhar o andamento do projeto e conseguimos tomar as decisões necessárias para que o projeto continue sendo desenvolvido da melhor forma possível.

5 – Gerenciando a entrega de produtos

No projeto é necessário verificar as entregas que são feitas ao final de cada etapa específica do desenvolvimento.

Com isso é possível manter um controle de qualidade e gerenciar prazos e recursos.

6 – Gerenciando os limites do palco

Esse processo do projeto nos ajuda a trabalhar com situações inesperadas, assim como auxilia na administração da continuidade das operações do projeto.

7 – Fechando um projeto

Nessa fase ocorre o encerramento do projeto. O projeto só atinge essa etapa se houver a garantia dos objetivos que foram definidos logo nos inícios e se os interessados no projeto estiverem satisfeitos com o resultado final do que foi definido previamente.

Quais são as vantagens do PRINCE2?

De acordo com o PRINCE2, projeto é uma organização temporária que tem a finalidade de entregar um produto de acordo com o Business Case aprovado (business case é um documento ou até mesmo uma proposta verbal bem fundamentada para incentivar a tomada de decisão ou ação a respeito de um negócio).

Dessa forma, é importante salientar que o projeto tem começo, meio e fim definidos e que não deve ser confundido com os processos.

Ao implementarem o PRINCE2 várias instituições observaram que o controle e a organização da empresa melhoraram, o gerenciamento e as tomadas de decisões tornaram-se mais eficientes e o canal de comunicação com toda a organização se tornou muito mais eficaz.

Podemos considerar que o PRINCE2 é uma ferramenta que permite organizar e aplicar com eficiência, no dia a dia, o gerenciamento de projetos.

Essa metodologia é considerada genérica e pode ser utilizada em qualquer setor dentro de uma empresa.

Além do mais, ela permite a análise dos elementos essenciais, o que dinamiza a avaliação e também fornece um maior controle de recursos e dá mais capacidade ao líder para gerenciar negócios e projetar riscos com mais eficiência.

Dessa maneira, os gerentes de projeto conseguem delegar com muito mais autonomia e os colaboradores entendem muito melhor a respeito da metodologia e, nesse caso, conseguem colocar em prática as suas atribuições.

Como utilizar a metodologia na gestão de projetos?

Na forma prática, o gestor definirá o Business Case, as responsabilidades, os envolvidos, entre outros.

Depois, ele precisará controlar as entregas e fechar o projeto com as devidas análises de melhoria contínua.

A metodologia PRINCE2 beneficia não apenas a empresa, mas também os líderes e colaboradores.

Afinal, ela desenvolve várias habilidades aos integrantes de cada equipe e traz hábitos mais eficazes para o gestor de projetos.

O método PRINCE2 está em constante evolução e garante às empresas a utilização das melhores práticas.

Outro ponto muito importante é a flexibilidade que permite que a metodologia seja utilizada desde o setor público até o desenvolvimento de softwares.

Pelo fato de usar o Gerenciamento por Exceção, a metodologia consegue lidar com problemas que inevitavelmente aparecerão durante um projeto.

Por conta de sua alta eficiência, a metodologia PRINCE2 conta com diversos benefícios. Veja a seguir alguns dos benefícios que essa ferramenta pode proporcionar.

  • Facilita na prestação de contas;
  • Melhora o controle do uso de recursos no projeto;
  • Melhora a tomada de decisões, tornando-as mais assertivas;
  • Revisa regularmente o Business Case com o que está sendo aplicado na realidade;
  • Analisa as lições aprendidas em busca da melhoria contínua;
  • Incorpora práticas de governança;
  • Mantém o foco no produto;
  • Ajuda a manter uma boa comunicação entre equipe e gestão;
  • Método flexível que pode ser aplicado em qualquer tipo de projeto.

Portanto…

A metodologia PRINCE2 pode ser uma boa alternativa para quem busca por meios mais eficientes quando o assunto é o gerenciamento de projetos.

Por ser uma metodologia que deve ser aplicada por um profissional certificado, é muito importante que se escolha uma instituição séria e autorizada a realizar a prova de certificação.

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