Introdução à Matriz de Eisenhower

Com a Matriz de Eisenhower podemos aprimorar a gestão do tempo, e consequentemente, criar um aumento da produtividade pessoal e na empresa.

Neste exemplo,temos uma matriz de eisenhower pronta
Fonte: Todoist

Tabela de Conteúdo

O que é Matriz de Eisenhower ou Matriz da Gestão do Tempo?

Para que seja evitada a sensação de que há uma pilha de afazeres ao longo do dia para ser realizada, a organização deve ser uma característica essencial.

Para conseguir se organizar, é importante entender qual é a melhor maneira de estruturar o dia levando em consideração a média de tempo gasto em cada atividade diária.

A Matriz de Eisenhower, criada pelo presidente dos EUA, Dwight Eisenhower, é uma metodologia muito utilizada para priorizar tarefas que são urgentes, com o objetivo de orientar os processos de tomada de decisão.

Podemos afirmar que o método consiste em um aprimoramento do processo decisório e das efetividades das definições (uma ferramenta, no entanto, voltada para facilitar o gerenciamento de atividades, proporcionando mais segurança às rotinas de trabalho).

Por meio dessa matriz conseguimos encontrar uma maneira útil de categorizar as atividades que necessitam ser realizadas de acordo com a sua importância e também conseguimos ajuda para gerenciar a carga de trabalho.

Essa metodologia faz uma espécie de análise dos afazeres, a fim de evitar a perda de tempo com tarefas que possuem menos urgência.

As tarefas que estão diretamente relacionadas ao alcance de meta ou objetivo são consideradas mais importantes e as tarefas urgentes estão ligadas ao prazo que é estabelecido para a sua realização. 

Logo, cabe a Matriz de Eisenhower organizar a rotina dando prioridade às tarefas de maior relevância.

Quando se pensa em carga de trabalho nesses termos, é mais fácil assegurar que as tarefas essenciais sejam priorizadas e concluídas rapidamente.

Com o uso da matriz, é possível identificar ganhos excepcionais de produtividade.

A organização das atividades leva mais clareza para solucionar as principais tarefas (contribuindo para uma grande agilidade na execução delas).

Quem foi Dwight David Eisenhower?

Dwight David Eisenhower, filho de uma modesta família rural de Kansas, nasceu em Denison, Texas, Estados Unidos, no dia 14 de outubro de 1890. Foi educado com uma rigorosa disciplina seguindo as condutas impostas por sua família.

Em 1917 foi alocado no comando do recrutamento das tropas que embarcaram na Frente Ocidental, o que o manteve longe dos campos de batalha da Primeira Guerra Mundial.

Dwight Eisenhower foi uma das pessoas mais populares do mundo. Entre os anos de 1953 e 1961, foi o 34º presidente dos Estados Unidos, ganhou as eleições em 1952 e 1956, sem grandes dificuldades, com Richard Nixon para vice-presidente.

Durante seus dois mandatos se mostrou conservador: Deteve o crescimento do setor público e do Estado e manteve as reformas sociais iniciadas por Roosevelt.

Antes do cargo-chefe, ele foi um general do exército, serviu ao longo da Segunda Guerra Mundial e também comandou instituições de ensino, como a Universidade de Columbia.

No entanto, mesmo executando e conciliando todas as suas atividades com maestria, Eisenhower necessitava de uma ferramenta capaz de auxiliá-lo nas suas decisões cotidianas.

Foi desse modo que a matriz de Eisenhower ganhou força em sua rotina e um apelo global para gerar produtividade, foco e disciplina na organização de tarefas.

Além do cargo à frente da nação americana, foi bastante conhecido por ter sua produtividade muito bem estabelecida.

Sua abordagem ao estabelecer metas e gerenciar o seu tempo tem sido estudada por muitas pessoas. Stephen Covey, por exemplo, em seu livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” deu início às ideias de Eisenhower em uma ferramenta muito simples para priorização de tarefas: Matriz de Eisenhower.

Como funciona a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower pode ser utilizada para planejar, delegar, priorizar e agendar tarefas diárias ou semanais.Pode ser um excelente ponto de partida para o trabalho e o gerenciamento de projetos.

Logo, ao atribuir tarefas a um dos quatro quadrantes da matriz, é possível determinar a urgência delas e também descobrir como lidar com elas de modo apropriado.

Veja a seguir como funciona cada um dos quatro quadrantes da matriz:

Primeiro quadrante – Importantes e urgentes

Primeiro quadrante - Importantes e urgentes
Fonte: Todoist

Esse quadrante é onde devem ser colocadas as atividades importantes e urgentes. Essas atividades são importantes e devem ser concluídas imediatamente.

Normalmente essas atividades surgem como solicitações de última hora devido a circunstâncias imprevistas. Logo, tais atividades devem ser concluídas o mais rápido possível.

Um exemplo de tarefas que devem ser alocadas no primeiro quadrante é cobrir um projeto para um colega doente ou lidar com uma interrupção da cadeia de suprimentos.

Segundo quadrante – Importantes, mas não urgentes

Fonte: Todoist

Esse é definido como o quadrante importante, mas não urgente. São atividades que devem ser agendadas para mais tarde.

Geralmente essas são tarefas de longo prazo muito importantes, porém não tem um prazo rígido. Por conta disso, podem ser concluídas em outro momento.

Como exemplo de uma tarefa de segundo quadrante podemos definir como a obtenção de uma qualificação profissional ou planejamento para a meta de negócios a longo prazo.    

Terceiro quadrante – Não importantes, mas urgentes

Terceiro quadrante - Não importantes, mas urgentes
Fonte: Todoist

Esse quadrante é urgente, porém não importante. Ele é composto por tarefas para delegar a outras pessoas (elas precisam ser concluídas imediatamente, mas não são importantes o suficiente para exigir atenção. Logo, podem ser delegadas a outros membros da equipe).

Um exemplo dessa atividade é um trabalho rotineiro ou longas chamadas telefônicas sem um propósito claro.

Quarto quadrante – Não importantes e não urgentes

Fonte: Todoist

O quarto e último quadrante contém atividades que não são urgentes e não são importantes. São tarefas a serem eliminadas, pois elas são consideradas como distrações e devem ser evitadas ao máximo caso possível.

Em muitas situações, esses tipos de tarefas podem ser canceladas ou ignoradas, por conta da sua irrelevância.

Um exemplo de tarefa do quarto quadrante são as atividades sociais ou pausas para um café que são desnecessariamente longas.

Como usar a Matriz de Eisenhower – Passo a passo de como fazer

A matriz de Eisenhower é uma ferramenta de planejamento simples e que pode ajudar a definir o que de fato devemos resolver agora e o que nos ajudará a atingir as nossas metas a longo prazo.

Veja a seguir o passo a passo de como fazer hoje mesmo a aplicação dessa matriz.

1 – Desenhe os quadrantes

Como já foi dito aqui, a matriz é composta por quatro partes iguais que chamamos de quadrantes.

Dessa forma, você deve iniciar a sua matriz traçando um plano cartesiano, onde a linha na vertical se refere à importância das tarefas a serem executadas e na horizontal nos referimos à sua urgência.

2 – Defina as tarefas importantes e urgentes

Após traçar o plano cartesiano, é necessário definir e classificar as atividades.

No primeiro quadrante, liste as atividades que possuem prioridades, ou seja, as mais urgentes e importantes.

3 – Defina as tarefas importantes

Agora é necessário preencher o segundo quadrante com todas as tarefas importantes, mas que não possuem urgência.

Para facilitar o preenchimento desse quadrante, a recomendação é que sejam listadas atividades que devem ser realizadas no médio e longo prazo, já que tais atividades são importantes, mas não precisam ser feitas no momento.

4 – Defina as tarefas urgentes

O quarto passo é fazer o preenchimento do terceiro quadrante.

Embora as atividades desse quadrante não sejam importantes, elas têm urgência em sua realização, geralmente por estarem com o prazo quase acabando ou até mesmo pelo prazo ter estourado.

5 – Defina as atividades não importantes e não urgentes

Muitos ignoram o preenchimento desse quadrante pelo fato de as atividades listadas não possuírem relevância.

No entanto, quando o assunto é planejamento, com uma visão macro ou não, é essencial listar as atividades não urgentes e não importantes para que o gestor saiba com quais tarefas não se deve perder tempo.

Além disso, tais atividades não precisam necessariamente ser descartadas, elas só devem ser deixadas em último plano para realizarmos as atividades que de fato importam e impactam os negócios da empresa.

Quais são as vantagens em usar esse tipo de matriz?

A Matriz de Eisenhower tem como principal finalidade a organização de sua rotina, o que faz com que você aprenda a priorizar as tarefas de acordo com o seu grau de importância e urgência.

Uma das principais vantagens da matriz é a sua facilidade de implementação. Não há a necessidade de adquirir um pacote caro de software e também não é necessário gastar uma quantidade significativa de tempo para produzir a matriz de Eisenhower.

De forma geral, a metodologia permite que haja melhorias no gerenciamento de tempo, definindo prioridades claras e precisas (sendo muito útil para pessoas em cargos administrativos).

Ao aprender a priorizar as tarefas de forma eficaz, o profissional pode melhorar a eficiência no local de trabalho, elimina atividades que desperdiçam tempo e desenvolvem metas empresariais de longo prazo. 

A matriz Eisenhower é capaz de proporcionar diversos benefícios para as empresas, como por exemplo:

  • Prioriza as tarefas mais urgentes e importantes para o negócio;
  • Ajuda a tomar decisões de forma mais assertiva;
  • Proporciona agilidade na execução das tarefas;
  • Ajuda a tomar decisões baseadas na razão em detrimento da emoção;
  • Facilidade em perceber quando é necessário delegar tarefas;
  • Redução do estresse;
  • Percepção daquilo que precisa ser mudado;
  • Melhora os índices de produtividade;
  • Organiza e traz clareza para as atividades;
  • Solucionar problemas eventuais.

Mesmo com tantas vantagens, existem algumas desvantagens associadas à matriz de priorização, como por exemplo: muitas vezes é difícil determinar a importância de uma tarefa com precisão.

No entanto, isso significa que o profissional pode acabar delegando uma função ao recurso errado, pois pode ser difícil definir a importância e a urgência de determinadas atividades.

Além disso, mesmo que uma atividade seja considerada urgente, não necessariamente ela poderá ser feita na hora, pois pode haver fatores que dependem diretamente do responsável.

Falta de conhecimento, falta de tempo, regulamentos e burocracia podem tornar isso muito difícil e, consequentemente, torna a matriz de prioridades menos eficaz quando nos referimos a tomada de decisões e gerenciamento de tempo.

Dicas para usar a matriz

É comum, principalmente quando não há tanta experiência e habilidades com a matriz, que exista dificuldade em definir em qual quadrante cada atividade deve ser classificada.

Por conta disso, existem algumas dicas que podem facilitar o uso da matriz de Eisenhower como:

  • Faça uma lista no papel com todas as atividades que você precisa executar e depois vá classificando cada uma delas, distribuindo-as em seguida nos seus respectivos quadrantes;
  • Tenha limite ao classificar as atividades, isso significa que você não deve sobrecarregar muitas tarefas listadas em um único quadrante da matriz;
  • Não confunda tarefas pessoais com as profissionais. Para evitar esse problema, desenvolva duas matrizes, uma que liste tarefas da sua vida pessoal e outra com as suas atividades profissionais;
  • Evite distrações ao executar atividades definidas como urgentes e importantes, pois essas distrações farão você gastar mais tempo e quanto mais tempo você gasta, isso faz com que haja um aumento de tempo na mudança de quadrante das atividades que você deve fazer;
  • Reconheça tudo o que tem conseguido fazer com base na matriz. Isso irá gerar um aumento de motivação e fará com que você crie mais disciplina para continuar seguindo os quadrantes de execução de atividades, gerando assim mais produtividade em sua vida pessoal e/ou profissional.

Como distinguir entre o que são atividades urgentes x atividades importantes?

Essa questão de urgência e importância é muito subjetiva e varia de empresa para empresa, por conta disso é essencial ter um bom autoconhecimento acerca do negócio.

As tarefas urgentes são as que precisam ser executadas de forma imediata (pois podem gerar consequências negativas caso não sejam feitas) e as tarefas importantes são as que necessitam de um maior planejamento para a sua execução, contribuindo assim para as metas no médio e longo prazo.

Para criar uma matriz ainda mais assertiva, o gráfico de Pareto pode ser uma ótima ferramenta aliada, pois enquanto a Eisenhower ajuda a classificar a priorização das atividades, o princípio de Pareto irá auxiliar a aplicar os esforços nas atividades que realmente importam.

Para encerrar…

A matriz de Eisenhower é uma ótima ferramenta que pode ser usada no planejamento, mas ela sozinha não é capaz de fazer milagres. Para mostrar resultados é necessário utilizar a matriz em conjunto com outras ferramentas, inclusive de planejamento estratégico.

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