Cronograma: definição e exemplos
No planejamento de um negócio, na elaboração de um trabalho de conclusão de curso e na descrição de um projeto com prazos a serem cumpridos, é necessário incluir um cronograma. O cronograma ajuda no processo de planejamento e controle de ações e conteúdos. A palavra tem origem no idioma grego, “khronos” significa “tempo” e “gramma” significação objeto escrito. Na Roma Antiga, era comum a tropa romana utilizar quadros de marcação para simbolizar funções e atividades realizadas.
É uma ferramenta que organiza determinado conjunto de atividades que serão executadas em determinado período, e estima o tempo de conclusão do projeto.
Também é usual se colocar o responsável por cada atividade:
Como aplicar na gestão de projetos?
Também é conceituado como uma ferramenta de gestão de atividades, conteúdos e elaboração de produtos e serviços com dados, descrição e o tempo para cada atividade que será realizada.
Uma das ferramentas usadas para se criar cronogramas é o Gráfico de Gantt.
Aplicação do cronograma
O cronograma pode ser utilizado para organizar as etapas de realização de atividades no decorrer de determinado prazo de tempo, é utilizado para o cumprimento de projetos de empresas, instituições, governos e projetos pessoais. Inclusive a melhoria contínua através do Lean Seis Sigma usa nos projetos o cronograma para ter previsibilidade e controle das tarefas.
Cronogramas e plano de projeto
Não se deve confundir plano de projeto com cronograma. Ambos se complementam, mas são diferentes. O plano de projeto detalha a descrição e os objetivos do projeto, o cronograma complementa o plano de projeto para visualizar a realização das tarefas e o tempo de cumprimento das mesmas.
Como planejar um cronograma?
Identifique as atividades que deverão ser realizadas na aplicação do projeto e siga as etapas da seguinte maneira:
– Determine um prazo para realização das tarefas;
– Estime dias, semanas, meses e anos como tempo estimado;
– Descreva cada tarefa que precisará ser realizada;
– Inclua o nome dos parceiros ou do setor que executarão cada tarefa.
Formatação do cronograma
Geralmente, o cronograma é apresentado através de um quadro formado por linhas e colunas internas subdividindo o tempo e as tarefas a serem realizadas. Na elaboração, você poderá utilizar tabelas prontas ou elaborar você mesmo o formato final. No final deste artigo tem uma planilha que você pode usar, e colocamos também um sistema chamado GanttProject que é gratuito e muito bom, veja abaixo uma tela deste sistema:
Conteúdo do cronograma
Quando estimar a lista de tarefas conheça a quantidade de recursos que terá para a conclusão do projeto, os recursos podem ser financeiros, material de trabalho e demais ferramentas. Você também precisa conhecer os objetivos de seu projeto para combiná-los com o tempo de execução previsto no plano de projeto.
Representação gráfica
Apesar da descrição textual, os cronogramas são uma representação gráfica que une tabelas, linhas e textos descritivos para determinar tarefas e tempo de execução.
Controle do projeto
O cronograma ajuda no controle das aplicações do projeto, no progresso de trabalho e na conclusão dos trabalhos. No processo de controle do projeto, o mesmo pode ser atualizado, principalmente, em projetos de pesquisa.
Todo projeto precisa de controle durante a sua aplicação, evita perdas de tempo, de recursos e atrasos no cumprimento das tarefas dentro de determinado tempo.
Controle empresarial
Para a gestão de negócios, ele auxilia na determinação de custos do projeto, permite analisar se o projeto será proveitoso ou não para a empresa.
Na educação
Nos estudos e realização de trabalhos acadêmicos, estudantes podem recorrer a esta ferramenta para controlar o tempo de dedicação para cada matéria, para o desenvolvimento de pesquisas e conclusão de cursos.
Na elaboração do TCC (Trabalho de Conclusão de Curso) torna-se necessário a inclusão de cronogramas para detalhar o cumprimento de trabalhos que planejam a aplicação real de produtos e serviços.
No caso da área acadêmica, os mesmos possuem formato similar a de um calendário por seguir o calendário acadêmico da universidade ou do professor durante a realização do curso.
Cronograma jurídico
O setor jurídico de uma empresa pode utilizar o cronograma para descrever o tempo e as tarefas relacionadas aos processos, cartas e medidas que essenciais para a manutenção de atos legais da corporação.
Cronograma contábil
A empresa também pode elaborar um cronograma para viabilização de pagamentos de salários, de fornecedores e demais custos incluindo os prazos de pagamento e tempo de contribuições de cada setor da empresa.
Onde fazer o cronograma?
O cronograma pode ser formatado e digitado num software como o Excel e similares. Geralmente, o software permite a atualização de dados e a impressão dos demonstrativos gráficos de cada cronograma.
Exemplo de cronograma
As atividades do projeto são documentadas no cronograma com datas de início e de término, incluindo a lista de recursos utilizados e prazos de cada tarefa. O cronograma pode incluir restrições de tempo, recursos e pessoas. Porém, é importante que as fases de evolução das tarefas sejam descritas no quadro.
Gestão de tempo
Na elaboração do cronograma, você pode elaborar um outro quadro ou coluna somente para estimar o tempo de evolução das tarefas. O cronograma é a principal ferramenta de gestão de tempo com marcos de início e conclusão de cada etapa com prazo definido.
Objetivos do cronograma
É uma ferramenta que auxilia na gestão de tempo e de recursos de um conjunto de atividades, ajuda a estabelecer o início e a conclusão de uma atividade.
Eles asseguram que as etapas do projeto serão concluídas dentro do prazo definido para manter o funcionamento de uma empresa e o cliente satisfeito.
Essa ferramenta pode e deve ser usado em diferentes áreas como: educação, governo, empresas, construção civil, área médica, administração de empresas, processos de terceirização, prática esportiva, planejamento familiar, planejamento profissional e pessoal, realização de cursos, desenvolvimento de projetos, etc.
Variáveis de um cronograma
A ferramenta depende de variáveis que podem compensar o tempo dedicado para o seu desenvolvimento consoante com os objetivos do projeto. As variáveis principais podem ser:
– Elaboração de um escopo;
– Coesão entre o cronograma e os objetivos do projeto;
– Compreensão das fases e atividades requeridas;
– Revisão do tempo estimado;
– Extensão do tempo estimado;
– Limitação de tempo;
– Recursos tangíveis e intangíveis.
Sequência de atividades
O conjunto de atividades previstas e descritas no cronograma devem seguir uma sequência de cumprimento por etapas no decorrer do tempo para manter o objetivo de otimizar o tempo, diminuir custos e evitar perdas.
Na definição das atividades é importante determinar os pontos críticos de realização de cada tarefa. Por exemplo, se você está elaborando a construção de um edifício, em seu cronograma qual atividade exigirá mais tempo para o cumprimento das atividades? A fundação ou a pintura?
Hierarquia de tempo
Todas as tarefas estão interligadas dentro de um mesmo projeto, mesmo que todas exijam uma grandiosa dedicação profissional, tente determinar uma hierarquia de tempo. Se a sua empresa pode simplificar e diminuir o tempo de duração das reuniões, aproveite a economia de tempo e aloque esse tempo economizado para a cumprimento de outras atividades.
Gestão de pessoas
O cronograma pode ajudar a determinar o tempo de cada tarefa a ser realizada pela equipe de trabalho e, ao mesmo tempo, determinar o desempenho dos profissionais.
Caso as equipes de trabalho não estejam cumprindo os prazos estabelecidos, reveja os prazos e os métodos aplicados na elaboração de cada tarefa. Mas lembre-se de fazer uma boa gestão de pessoas.
Desenvolvimento de soluções
Além da perda de tempo e de dedicação da equipe de trabalho, essa ferramenta pode indicar onde está havendo perda de recursos e de clientes.
Pois, quando os atrasos de produção e entrega se tornam constantes perante o cronograma, é necessário verificar onde está o erro. Em muitos casos, o erro pode ser humano em casos de inabilidade de determinado profissional, de mecanismos em caso de desencontros de equipes ou lentidão das máquinas e outros fatores que exigem solução eficaz.
O cronograma é importante para profissionalizar as atividades com exatidão
Portanto, além de ser uma ferramenta, o cronograma é um documento que estima o tempo necessário para o desenvolvimento de cada atividade laboral descrita, gera confiança entre gestores e colaboradores, eleva a taxa de sucesso da empresa e fortalece a aplicação de um projeto.
Faça um para você mesmo
Para as suas atividades profissionais, acadêmicas, escolares e pessoais, você pode inserir um cronograma simplificado ou complexo para o desenvolvimento de suas atividades dentro do prazo previsto.
O cronograma evita a paralisação de atividades, perda de recursos e mantém o cumprimento das atividades de forma exata e profissional.
Caso aconteça uma perda de tempo e de recursos, o cronograma será uma das primeiras ferramentas textuais a ajudar a pesquisar soluções para readequar tempo, recursos e atividades.
Ferramentas para você:
Você pode usar nossa planilha em Excel para criar e controlar cronogramas: https://www.laboneconsultoria.com.br/materiais/gerenciamento/
Ou você pode usar um programa gratuito chamado GanttProject:
https://www.laboneconsultoria.com.br/pert/ e https://www.youtube.com/watch?v=Gy18Pg1aSTU&t=669s
Conheça mais sobre Gestão de Pessoas: https://www.laboneconsultoria.com.br/treinamentos/gestao-estrategica/
