Análise de Gaps: O que é e como realizar corretamente?
A análise de Gaps visa avaliar riscos e perdas no processo de gestão de uma empresa ou em determinados processos produtivos. Está ligada com os métodos de controle de qualidade, gerenciamento de ativos e passivos, análise de desempenhos, com as ferramentas Lean e Six Sigma.
Inicialmente, o termo “gap” tem origem na língua inglesa e significa brecha, desvio e até mesmo perda. No processo de produção pode ser considerado também como período de interrupção do fluxo de produção ou de alguma etapa produtiva.
Esse termo também é muito empregado em gráficos de diagramas de análise de produção permitindo maior nível de interpretação para a gestão e para o controle de diferentes tipos de processos.
O termo é comum no mercado financeiro para explicar aumento ou perdas com taxa de juros ou com a aplicação de outros tipos de taxas. Neste artigo falaremos mais sobre esse termo e o conceito de utilização desse tipo de análise estratégica.
Conceito Gap para a produção
No contexto da produção e dedicado para o procedimento de monitoramento do fluxo produtivo, a utilização de diagramas, relatórios e gráficos envolve o uso da palavra “gap” para representar não somente perdas, mas intervalos, mudanças e saltos.
Costuma ser um ponto fácil de ser identificado em determinados gráficos, sendo comumente usado em pesquisas e projetos para as áreas de contabilidade, administração, estudos econômicos e mercado de ações.
Mas afinal, o que é análise de gaps?
Depois de conceituarmos o significado inicial do termo e de sua real utilização mercadológica, quando falamos nesse tipo de análise nos referimos a um modelo de processo aplicado pelas empresas para observar processos, métodos e desempenho utilizados para identificar se o resultado esperado foi alcançado.
Esse tipo de análise serve muito para identificar se os esforços e os produtos envolvidos estão de fato atendendo a expectativa do cliente.
Na prática, trata-se de um método que permite à corporação conhecer o seu estado atual em seu ambiente interno e no mercado externo. Proporciona a possibilidade de medir o tempo, o capital (dinheiro), a qualidade e custo da mão de obra e entre outros aspectos a serem comparados com o estado futuro.
Quando falamos em estado futuro, nos referimos aos objetivos mercadológicos, ou seja, onde a empresa pretender chegar com os seus produtos, processos de vendas e serviços.
Quando a empresa identifica e analisa essas brechas, é possível que as equipes envolvidas criem um plano de ação que ajuda no avanço dos projetos.
Como é o gap na taxa de juros?
Dando prosseguimento à explicação apresentada na introdução, esse tipo de brecha é muito pesquisada e explicada para processos de produção e no mercado financeiro.
Em relação ao mercado financeiro, refere-se a um tempo de perda ou hiato na aplicação da taxa de juros usada para medição dos reais riscos que uma empresa corre em relação à alteração dos juros e no seu processo de endividamento.
Conhecimentos básicos da análise
Para iniciar esse tipo de análise, é importante planejamento e organização. Em determinados casos, quando as empresas não estão explorando seus recursos da melhor forma possível poderão sofrer dificuldades para atingir o objetivo.
Ao falarmos em recursos, nos referimos ao capital, tecnologia e mão de obra. Através desse tipo de análise a empresa pode ser ajudada para superar erros, desvios e de fato caminhar para o ponto que deseja alcançar.
A análise de necessidades
Esse tipo de análise também é conhecida como “análise de necessidades”, sendo muito importante para qualquer tipo de empresa.
Ajuda as empresas a determinarem seus objetivos, identificar desvios e determinar possíveis correções. Através desse método, as corporações podem reavaliar objetivos por meio da análise para descobrir se estão no caminho certo.
Essa ferramenta começou a ser muito usada ainda nos anos 1980, junto com a análise de duração. Em sua aplicação, é considerada como uma ferramenta mais difícil de ser usada, porém permite maior nível de exposição a uma variedade de movimentos da estrutura do projeto.
As 4 etapas da análise gap
Em sua visão teórica e pragmática, a aplicação da análise de necessidades envolve o uso de quatro etapas que devem ser concluídas através de um relatório final que compila todos os pontos que ajudam a identificar os setores de melhoria com orientações para um plano de ação.
Esse plano de ação visa incrementar melhorias e o alcance de maior desempenho para a empresa. Quando aparecem os espaços ou “lacunas” encontramos os GAPS a serem preenchidos ou superados.
A seguir apresentamos as quatro etapas fundamentais presentes na aplicação da análise de necessidades.
1ª etapa
Na primeira etapa é importante definir de modo preciso as metas e objetivos organizacionais, porém todos os objetivos devem ser realistas, específicos, atingíveis, mensuráveis e oportunos.
Definir os objetivos reais e oportunos serão importantes para a validação da análise e do projeto posterior a ser implementado.
2ª etapa
No segundo estágio, temos o uso de dados e informações presentes no histórico da empresa ou produto para auxiliar na próxima medição de desempenho atual da empresa relacionando com os objetivos já descritos.
3ª etapa
Na terceira fase temos a análise de dados coletados que permite compreender o porquê dos níveis de desempenho medidos.
4ª etapa
Na quarta e derradeira etapa devemos compilar todas as informações em relatório final considerando os dados quantitativos coletados e as razões qualitativas pelas quais os dados estão abaixo do valor esperado.
Por outro lado, é importante considerar o tópico de ação necessários para implementar e ajudar a empresa a alcançar seus objetivos.
Quais as empresas que podemos utilizar a análise?
A análise de GAPS pode ser usada em diferentes setores da empresa desde que o ambiente apresente gargalos e lacunas em seus processos de realização.
A ferramenta pode ser usada em pequenas empresas e em grandes conglomerados, dessa forma não importa o tamanho da empresa ou abrangência.
A análise não oferece limites, podendo gerar grandes benefícios e resultados estratégicos. Os principais setores que mais recebem a aplicação da análise de necessidades são:
– Vendas;
– Logística e distribuição;
– Controle de qualidade;
– Comunicação;
– Desempenho financeiro;
– Recursos humanos;
– Satisfação do funcionário.
Útil para gerenciamento de ativos
Essa análise também ajuda bastante para aprimorar o gerenciamento de ativos e passivos. A análise pode ser aplicada para avaliar riscos de taxa de juros (TIR) ou risco de liquidez.
Em relação, por exemplo, aos fluxos de caixa esse tipo de avaliação pode funcionar bem se determinados ativos e passivos são compostos por fluxos de caixas fixos com valores previstos.
Nesse estudo ou planejamento financeiro, quando ocorre brechas podemos nos deparar com fluxos de caixa incertos.
Benefícios da análise
Também conhecida como análise de necessidades ou análise de lacunas, reconhecer o gap ou brecha ajuda a aprimorar os projetos da empresa na identificação e correção de erros organizacionais e gestores a curto e médio prazo.
Ajuda as empresas a examinar o desempenho atual com o desempenho desejado. É bastante útil para as empresas que não estão utilizando todos os recursos, capital ou tecnologia em todo o seu potencial pleno.
Ao identificar a brecha, a equipe responsável poderá pensar e criar um bom plano de ação para definir o avanço da empresa visando preencher as lacunas.
Dentre os principais benefícios, o uso dessa ferramenta abre caminhos para a aplicação de outras ferramentas oriundas das metodologias Lean e Seis Sigma que tratam de controles qualitativos e melhoria contínua de processos.
Na prática, o uso dessa análise ajuda a identificar diferentes brechas que podem ser descritas em gráficos de controle ou dispersão.
Depois de identificadas as brechas, o indicado é planejar o plano de melhoria contínua e de correções e aplicá-lo. O projeto poderá ficar mais robusto com a inclusão de especificações técnicas de projetos e produtos, incluindo informações como matéria-prima, nível de aceitação, altura, comprimento e largura do produto.
ISO 27001 no processo
Esse tipo de análise pode ser gerida por meio de normas de qualidade e de produção como a ISO 27001 criada pela International Organization for Standardization, responsável pela padronização internacional.
Quando a empresa opta por adotar essa norma, ela se estrutura através de conjunto de requisitos, processos e controles, de forma a garantir a segurança de todos os dados em fluxo na empresa.
Como é realizada a análise?
Ao aplicar a análise de Gaps e seguindo orientações e normas padronizadas, temos um conjunto de ações norteadas pelo processo de monitoramento e medição.
Nesse processo, poderemos verificar alterações e diferentes informações relacionadas aos valores, unidades e dimensões.
Através dessas ações podemos realizar uma avaliação mais precisa, podendo esta avaliação ser aberta ou definida com padrões estabelecidos na norma ISO 27001.
A importância da metodologia
A aplicação dessa metodologia é altíssima, principalmente, em mercados concorrenciais em nível nacional e global.
Através da análise de necessidades, podemos também identificar todos os processos que não estão em conformidade com os padrões regionais, nacionais e internacionais.
Porém, quando a empresa não segue uma certificação ou norma, também pode utilizar a análise do mesmo jeito com o objetivo de melhorar suas atividades e alcançar seus principais objetivos.
Diferença entre análise de necessidades e análise de riscos
É muito importante não confundir esses dois tipos de análises, são duas atividades distintas, porém muito necessárias.
A aplicação da análise de riscos ajuda na busca e identificação de ameaças, permitindo analisar as vulnerabilidades nos ativos do negócio.
Por outro lado, a análise de gaps ajuda a considerar se determinados padrões e controles estão cumprindo os requisitos de normatização existentes na ISO para a qualidade e cumprimento de resultados.
Como iniciar o projeto
Muitas vezes, a resistência existente na cultura interna de uma empresa pode prejudicar a aplicação desse tipo de metodologia. É importante engajar todo o time a respeito do projeto e capacitar a equipe de gerenciamento, através de reuniões e treinamentos diretos.
Para iniciar a aplicação da análise de necessidades é importante descrever o cenário atual, incluindo a descrição detalhada dos processos existentes e das áreas envolvidas.
É possível também descrever os processos e as áreas que não estão sendo investigadas.
Posteriormente, é indicado estudar as possíveis melhorias a serem implementados identificando todos os pontos de melhoria.
O equilíbrio presente nestas duas tarefas iniciais serão fundamentais para os cumprimentos das quatro etapas e da abertura de caminhos para formulação de novas ideias.
A empresa poderá delinear diferentes objetivos para incluir na aplicação dessa ferramenta.
Dentre os principais objetivos poderemos incluir o de elevar as vendas, melhorar a qualidade de produtos e serviços, acelerar processos logísticos, melhorar a entrega para o cliente, dentre outros objetivos de mercado e de melhora do ambiente interno da corporação.
Como determinar as metas
Ao falar em objetivos, é importante que cada objetivo represente um conjunto de metas. Por exemplo, se a empresa busca elevar as vendas, é importante verificar quais produtos precisam vender mais e quais fatores ajudariam nesse processo.
É primordial que os responsáveis estabeleçam metas para cada tipo de setor através de planejamento estratégico, visão, missão e desenvolvimento de estratégia específica.
A empresa precisa enxergar o posicionamento necessário para inserir seu projeto e produto. Fazer as seguintes perguntas poderá ajudar:
- Onde estamos?
- Onde queremos estar?
- Como é que vamos chegar no objetivo?
- Quando alcançaremos os objetivos?
O valor do plano de ação
O plano de ação a ser definido depois de concluída a análise de Gaps, é uma etapa fundamental, pois não adiantar identificar as brechas ou lacunas e não trabalhar para preenchê-las ou solucioná-las.
No plano de ação a equipe ponderara todos os pontos a serem resolvidos e preenchidos com visão sobre o objetivo que se pretende atingir.
É fundamental que a empresa conheça as principais causas de cada lacuna e possíveis divergências de desempenho. Em determinados casos poderá ser necessária a verificação de desenvolvimento de sistemas ou de novos processos.
Conclusão
Portanto, a análise de Gaps é bastante oportuna nos dias atuais e pode ajudar empresas de diferentes portes e segmentos de atuação de mercado.