Diagrama de Afinidades – Ferramenta de Gestão de Projetos
O diagrama de afinidades (DA) refere-se a um tipo de ferramenta aplicada na qualidade. Numa visão pragmática, ela permite reunir uma grande quantidade de ideias, opiniões e informações geradas em grupos.
Porém, essas ideias e opiniões compartilhadas proporcionam enxergar a afinidade existente entre as informações.
Geralmente, a empresa pode realizar reuniões focadas em DA para gerar ideias e soluções para problemas, desafios e outras questões de grande importância para a empresa em determinado setor e situação.
Neste artigo falaremos mais sobre essa metodologia para orientar o leitor a como compreender e aplicar essas técnicas em sua empresa.
Veja mais: Confira nosso material de Diagrama de Afinidades(DA) com aplicações nas áreas de Manufatura, Varejo e Saúde.
O que é diagrama de afinidades?
O DA apresenta como principal objetivo o ato de reunir grande número de opiniões, informações e ideias levantadas em grupo.
A partir dessas informações é possível enxergar o nível de afinidades entre elas e gerar possíveis soluções sobre determinado problema.
As informações são agrupadas por afinidades de temas e soluções, dessa forma termos e conceitos são organizados para corresponder a determinada situação e problema em específico.
Participação da equipe
É importante que haja a participação e interação de todos da equipe para gerar ideias.
As reuniões devem estimular a criatividade e a liberdade para a sugestão de ideias.
Pode ser parecida com uma brainstorm (chuva de ideias), porém o DA busca criar conjuntos de ideias análogas e afins entre si.
A implementação
Ao implementar essas reuniões na cultura organizacional, é importante que a empresa saiba selecionar os colaboradores que participarão de cada tipo de reunião.
Ao apresentar as principais questões, é importante incentivar os integrantes do grupo a apresentar informações agrupadas de acordo com a afinidade que apresentam entre si.
Podem ser formadas diferentes equipes, cada grupo deve receber orientações como título ou rótulo que descreva de forma clara e objetiva a afinidade entre as questões e as ideias possíveis.
Benefícios
O diagrama de afinidades é uma importante ferramenta que ajuda a incentivar a criatividade dos participantes do grupo, permite explorar a capacidade intuitiva e o raciocínio lógico de todos.
Dentre os principais benefícios, podemos destacar o aprimoramento do processo de qualidade da empresa, seja em seus processos de gestão e produção.
É uma ferramenta da qualidade para resolução de problemas, porém deve ser aplicada para solução de problemas complexos, por consumir tempo para a reunião e mobilização das pessoas.
O método Language Processing
Esse método também é conhecido como de “método KJ”, ou “método LP” (language processing), e compõe uma das ferramentas da qualidade, também chamadas de ferramentas gerenciais.
O DA oferece grande evolução para a identificação de soluções na empresa. É um método cujo objetivo principal visa esclarecer o caráter, a forma e a dimensão ou extensão de problemas ao agrupar ideias e opiniões na empresa.
Como já citamos é um método parecido com o brainstorming, porém o DA pode envolver dados estatísticos para a tomada de decisões.
A aplicação do diagrama de afinidades requer tempo para a sua realização. Por consumir muito tempo não é aconselhável usar para a análise de problemas simples e que exijam resolução rápida, apenas para problemas que apresentem um nível maior de complexidade nas questões internas e externas da empresa.
As etapas
No processo de aplicação do DA numa empresa ou num processo de reunião, é importante seguir as seguintes etapas iniciais:
– Identificação do tema
É importante selecionar o tema e o problema, ou assunto deverá ser abordado de forma genérica a fim de evitar o surgimento de pré concepções ou opiniões já elaboradas.
– Informações verbais
Comece anotando e selecionando as informações verbais de cada pessoas e equipe.
– Troca de informações
Nessa etapa é possível realizar a transferência das informações para fichas, a fim de facilitar a visualização do que foi dito e a melhor organização das ideias geradas em equipe.
– Organização
Nessa fase faça a seleção das fichas e rotulagem das fichas. Depois de embaralhar as fichas, faça a separação das fichas de acordo com suas “afinidades”. Cada membro da equipe deverá ler a ficha quantas vezes forem necessárias e as afinidades devem ser classificadas por intuição.
– Desenho do diagrama
Nessa etapa é realizado o desenho de um diagrama com o conteúdo das fichas separado pelos rótulos e as relações entre os grupos representados por seta.
– Apresentação
Na etapa final pode ser realizar a apresentação oral ou escrita onde os participantes irão expor resultados e discussão.
Funções da ferramenta
A realização do diagrama de afinidades permite diferentes tipos de propósitos como a organização de grandes quantidades de dados qualitativos ou ideias.
O DA permite desenvolvimento de gráficos de Pareto. Ajuda o usuário a descobrir temas e questões por meio do arranjo de dados em categorias de problemas.
A aplicação do diagrama de afinidades ajuda a organizar informações podendo criar um resumo de dados qualitativos de pesquisas com clientes, pesquisas com funcionários, dados de comparação sobre competidores, reclamações, sugestões, erros de projetos, aplicações de métodos e resultados, além de ideias externas.
Instrumento importante para empresas
É um importante instrumento de interatividade que possui o brainstorm dentro de seu processo de realização, porém torna-se numa técnica mais abrangente além de uma mera reunião para geração de ideias e soluções.
O DA pode ser usado primordialmente em ciclos na empresa para se obter conhecimento.
Organizando as respostas
Na aplicação desse método, cada resposta ou ideia pode ser analisada, anotada e organizada em fichas. As respostas podem ser ordenadas e outras respostas similares agrupadas.
Através dessa organização temos maneira útil de resumir as respostas e de dividi-las em cinco categorias principais ou temas comuns para a empresa.
Etapas de desenvolvimento
A seguir, apresentaremos mais etapas de desenvolvimento e aplicação do diagrama de afinidades.
São seis passos para desenvolver um diagrama de afinidades:
- Reunir pessoas que possam contribuir;
- Elaborar uma declaração da questão a ser considerada;
- Registrar os dados em notas adesivas ou cartões;
- Organizar as notas adesivas em subgrupos relacionados;
- Criar os principais temas de subgrupo;
- Completar o diagrama de afinidades.
Levantamento de questões
Ao reunir as pessoas é importante saber quais questões serão levantadas.
Depois é fundamental selecionar as declarações de cada grupo, dessa forma a declaração deve ser tão específica quanto possível para assegurar que o processo de “brainstorming” seja limitado especificamente à questão crítica do problema apresentado.
Registro de informações
Depois é fundamental registrar os dados utilizando informações qualitativas em notas de cartões.
Cada dado, informação e ideia deve ser cadastrada em cartão separado. Dessa forma, as ideias devem ser anotadas à medida que forem sugeridas.
Lembramos que anotar e registrar as ideias em notas adesivas ou cartões pode facilitar os passos.
Organizando as anotações
É importante sempre selecionar e organizar notas adesivas ou cartões em agrupamentos similares de modo silencioso.
Essa atitude pode encorajar a participação, a diversidade no pensamento e minimiza o debate.
Temas para subgrupos
É indicado também criar tema comum para os grupos e temas específicos para cada grupo, principalmente, em casos de problemas complexos a serem resolvidos.
Dessa maneira, os cartões títulos devem ser concisos e claros para qualquer pessoa que os leia.
Tempo de processo
A aplicação do diagrama de afinidades requer muito tempo. Na hora da distribuição dos temas e das questões, é importante que haja tempo hábil para cada equipe ler e avaliar.
É fundamental oferecer tempo durante esse processo para que se capture a essência e detalhes dos temas e das ideias.
Realização do diagrama
No último passo da realização do DA é indicado completar o desenho do diagrama. É orientado desenhar linhas em torno de cada agrupamento. Podem existir agrupamentos relacionados que são agrupados e depois colocados sob outro cartão título.
Conclusão
Portanto, a partir das atribuições do diagrama de afinidades podemos considerar essa ferramenta como um modo útil de redução de quantidades de informações a algumas áreas de foco para o esforço de melhoria.
Essa ferramenta pode lidar com problemas que são grandes e complexas. A utilização ajuda a expandir o pensamento de uma equipe e ajudar a obter apoio de uma equipe para a implementação de soluções.
O DA permite resumir dados qualitativos. O objetivo fundamental do diagrama é categorizar ou agrupar os itens disponíveis que tenham alguma afinidade no contexto dos temas.
Essa técnica foi criada no Japão, por Iro Kawakita, e trata-se de uma ferramenta da qualidade muito utilizada no Seis Sigma, no conjunto de soluções do sistema Lean que visa criar processos de produção enxuta numa empresa.
Ajuda na melhoria de atividades e resultados. Ressaltamos que para os dados devem estar ordenados e agrupados em grandes quantidades de dados qualitativos ou ideias.
Pense e reflita sobre a possibilidade de aplicar essa ferramenta em sua empresa. Ou ainda, em como aplicar esse diagrama na área da saúde.
